Kể từ ngày 01/7/2022, nền kinh tế Việt Nam đã chứng kiến một bước ngoặt lớn trong công tác quản lý tài chính khi hóa đơn điện tử chính thức trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các tổ chức, cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên, giữa "cơn lốc" chuyển đổi số này, vẫn tồn tại những trường hợp ngoại lệ đặc biệt được phép trì hoãn. Việc không nắm rõ quy định này không chỉ khiến doanh nghiệp lúng túng mà còn có thể dẫn đến những án phạt hành chính không đáng có.

Những "ngoại lệ" hiếm hoi không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử

Mặc dù Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rất chặt chẽ, nhưng pháp luật vẫn dành một khoảng lùi cho các đơn vị gặp khó khăn về hạ tầng. Cụ thể, tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC đã nêu rõ:

“Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều này.”

Như vậy, một cơ sở kinh doanh sẽ không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử ngay lập tức nếu hội đủ 02 điều kiện "cần và đủ" sau:

• Thời điểm thành lập: Phải được thành lập trong giai đoạn từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022.
• Rào cản kỹ thuật: Đơn vị chưa thể đáp ứng được các yêu cầu khắt khe về hạ tầng công nghệ thông tin để vận hành hệ thống hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn được phép dùng hóa đơn giấy (tự in hoặc đặt in) nhưng phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT kèm theo tờ khai thuế GTGT định kỳ.

Ai là đối tượng nằm trong "vòng xoáy" bắt buộc phải chuyển đổi?

Ngoại trừ nhóm đối tượng đặc thù nêu trên, tất cả các thực thể kinh tế khác đều phải tuân thủ nghiêm ngặt lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Danh sách này bao gồm:

• Các doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo luật pháp Việt Nam, bao gồm cả chi nhánh công ty nước ngoài.
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và các tổ hợp tác.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô lớn hoặc theo phương pháp kê khai.
• Các đơn vị sự nghiệp công lập có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cách để minh bạch hóa dòng tiền, giảm thiểu rủi ro sai sót trong kế toán.

Cảnh báo: Chậm trễ chuyển dữ liệu, túi tiền doanh nghiệp có thể "bốc hơi" đến 20 triệu đồng

Đừng chủ quan với việc nộp dữ liệu hóa đơn! Theo quy định tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi vi phạm về thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt rất nặng:

• Phạt từ 2 - 5 triệu đồng: Nếu chậm từ 01 đến 05 ngày làm việc.
• Phạt từ 5 - 8 triệu đồng: Nếu chậm từ 06 đến 10 ngày làm việc hoặc chuyển bảng tổng hợp không đầy đủ số lượng.
• Phạt từ 10 - 20 triệu đồng: Đối với hành vi chậm quá 11 ngày làm việc hoặc hoàn toàn không chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế.

Bên cạnh việc nộp phạt, doanh nghiệp còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc phải hoàn thành việc chuyển dữ liệu thiếu sót lên hệ thống của ngành Thuế.

Lời khuyên từ chuyên gia: Dù bạn thuộc diện được tạm hoãn hay bắt buộc sử dụng, việc chủ động nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và làm quen với các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín là điều vô cùng cần thiết. Điều này không chỉ giúp bạn tránh được các rắc rối pháp lý mà còn nâng cao uy tín trong mắt đối tác và khách hàng.