Trong nỗ lực hiện đại hóa quản lý thuế và ngăn chặn tình trạng chậm trễ trong việc gửi dữ liệu hóa đơn, dự thảo Nghị định sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã đề xuất những quy định mới vô cùng khắt khe. Đáng chú ý nhất là yêu cầu về khoảng cách thời gian giữa việc lập và ký số hóa đơn.

1. Chấm dứt tình trạng 'ngâm' hóa đơn: Ký số không quá 24 giờ

Một trong những kẽ hở hiện nay tại khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP là không giới hạn thời gian giữa thời điểm lập và ký số. Điều này dẫn đến thực trạng nhiều doanh nghiệp lập hóa đơn nhưng cả tuần, thậm chí cả tháng sau mới ký số để gửi cho cơ quan thuế, gây khó khăn cho việc đối soát dữ liệu.

Để khắc phục, dự thảo mới quy định:

Trường hợp hóa đơn điện tử có thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số cách nhau tối đa không quá 24h.

Quy định này buộc các kế toán viên phải thay đổi thói quen làm việc, đảm bảo tính tức thời của dữ liệu. Đặc biệt, thời điểm khai thuế cũng được phân định rõ: Người bán khai thuế theo thời điểm lập, còn người mua khai thuế theo thời điểm ký hóa đơn.

2. Ai là người lập hóa đơn khi hàng bị trả lại?

Tranh cãi về việc bên mua hay bên bán phải xuất hóa đơn khi trả lại hàng hóa cuối cùng đã có lời giải rõ ràng hơn trong dự thảo sửa đổi khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, trách nhiệm chính thuộc về người bán:

• Trả lại toàn bộ hàng hóa: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập ban đầu.
• Trả lại một phần hàng hóa: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho phần hàng hóa thực tế giao dịch.
• Trường hợp đặc biệt: Đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu (như xe cộ, nhà đất) đã sang tên, nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua sẽ lập hóa đơn trả lại hàng.

3. Mã số định danh: Tiêu thức bắt buộc mới trên hóa đơn

Đi cùng với lộ trình chuyển đổi số quốc gia, dự thảo đề xuất một thay đổi quan trọng về thông tin người mua. Nếu người mua không có mã số thuế nhưng đã được cấp mã số định danh cá nhân, thì đây sẽ là tiêu thức bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn.

Ngoài ra, đối với lĩnh vực vận tải, hóa đơn sẽ phải chi tiết hơn khi yêu cầu hiển thị biển kiểm soát phương tiện, hành trình cụ thể và cự ly di chuyển tính theo km. Điều này nhằm tăng cường tính minh bạch và khả năng giám sát của cơ quan quản lý đối với các hoạt động kinh doanh vận tải.

Những thay đổi này không chỉ là thách thức về mặt kỹ thuật mà còn yêu cầu sự thích nghi nhanh chóng từ phía cộng đồng doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.