Hội họp vốn là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý, điều hành của bộ máy Nhà nước. Tuy nhiên, để hội họp thực sự mang lại hiệu quả, tránh lãng phí thời gian và ngân sách, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định 45/2018/QĐ-TTg quy định về chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

Văn bản này không chỉ kế thừa những quy định hợp lý trước đây mà còn đưa ra những yêu cầu rất cụ thể, mang tính đột phá nhằm cải cách hành chính ngay từ khâu hội họp. Đặc biệt, tại Điều 13 Quyết định 45/2018/QĐ-TTg, Thủ tướng đã xác lập 04 yêu cầu cốt lõi khi tiến hành một cuộc họp.

1. Kết hợp đa dạng nội dung và hình thức tiến hành

Thay vì tổ chức nhiều cuộc họp đơn lẻ gây tốn kém thời gian, quy định mới khuyến khích việc lồng ghép các nội dung có liên quan. Cụ thể:

• Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung khác nhau nếu có sự tương đồng về thành phần tham dự hoặc tính chất công việc.
• Sử dụng linh hoạt các hình thức như họp trực tiếp kết hợp trực tuyến, hoặc các cách thức tiến hành phù hợp với điều kiện hoàn cảnh cụ thể.
• Mục tiêu cao nhất là bảo đảm chất lượng và hiệu quả công việc, giảm thiểu tối đa các thủ tục rườm rà không cần thiết.

2. Cấm đọc toàn văn tài liệu tại cuộc họp

Đây là một trong những thay đổi quan trọng nhất nhằm tiết kiệm thời gian và tập trung vào trí tuệ tập thể. Theo đó:

• Người chủ trì hoặc người được phân công báo cáo chỉ được trình bày tóm tắt nội dung của đề án, dự án hoặc vấn đề cần thảo luận.
• Tuyệt đối không đọc toàn văn tài liệu, văn bản đã được gửi trước cho các đại biểu.
• Người báo cáo chỉ nêu lên những ý kiến còn khác nhau, những nút thắt cần xin ý kiến chỉ đạo, không trình bày lại toàn bộ chi tiết vấn đề.

3. Phát biểu phải đi thẳng vào trọng tâm, đề xuất giải pháp

Để tránh tình trạng phát biểu lan man, trùng lặp, Quyết định 45/2018/QĐ-TTg yêu cầu:

• Các ý kiến phát biểu phải tập trung trực tiếp vào nội dung cuộc họp và những vấn đề còn đang tranh luận.
• Đại biểu tham dự cần đưa ra các biện pháp xử lý cụ thể, thay vì chỉ nêu thực trạng hoặc đồng ý chung chung.
• Khuyến khích các ý kiến phản biện có tính xây dựng để tìm ra phương án tối ưu nhất.

4. Kết luận của người chủ trì phải rõ ràng, cụ thể

Kết quả của cuộc họp phải được cụ thể hóa bằng những chỉ đạo sát sao. Ý kiến kết luận của người chủ trì phải đảm bảo:

"Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp."

Điều này giúp cho việc ban hành biên bản và thông báo kết quả cuộc họp sau đó được chính xác, làm căn cứ để các đơn vị liên quan triển khai thực hiện ngay, tránh tình trạng họp xong nhưng không biết phải làm gì tiếp theo.

Bên cạnh 04 yêu cầu trên, Thủ tướng cũng nghiêm cấm việc tổ chức họp kết hợp với tham quan, nghỉ mát hoặc dùng quà tặng để biếu xén trong các cuộc họp. Quyết định 45/2018/QĐ-TTg chính thức có hiệu lực từ ngày 25/12/2018, thay thế cho Quyết định 114/2006/QĐ-TTg trước đây.