Từ ngày 01/7/2025, Việt Nam chính thức thực hiện việc sáp nhập các đơn vị hành chính cấp tỉnh và cấp xã theo lộ trình tinh gọn bộ máy. Sự thay đổi này kéo theo việc điều chỉnh địa giới hành chính, khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn về việc liệu có phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hay không.

Quy định về địa chỉ trên hóa đơn theo pháp luật hiện hành

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), địa chỉ ghi trên hóa đơn phải là địa chỉ đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

"Địa chỉ của người bán và người mua trên hóa đơn phải được ghi đầy đủ, chính xác theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh..."

Tuy nhiên, trong bối cảnh sáp nhập đơn vị hành chính hàng loạt, cơ quan Thuế đã có những hướng dẫn linh hoạt để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người nộp thuế.

Hướng dẫn từ cơ quan Thuế về việc sáp nhập đơn vị hành chính

Vừa qua, Chi cục Thuế khu vực II quản lý địa bàn TP. Hồ Chí Minh đã ban hành Thông báo số 11984/TB-CCTKV02 nhằm giải đáp các thắc mắc liên quan. Cụ thể:

• Cơ quan thuế tự động cập nhật: Hệ thống cơ sở dữ liệu của ngành Thuế đã được cập nhật thông tin địa chỉ mới của người nộp thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới (cấp tỉnh, cấp xã).
• Không bắt buộc đổi Giấy phép kinh doanh: Việc thay đổi địa chỉ theo danh mục hành chính mới không bắt buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ngay lập tức.
• Tính pháp lý của hóa đơn: Doanh nghiệp có thể sử dụng thông báo của cơ quan Thuế làm căn cứ để giải trình với khách hàng hoặc các cơ quan liên quan trong trường hợp địa chỉ trên hóa đơn đã cập nhật theo đơn vị hành chính mới nhưng trên Giấy phép kinh doanh vẫn là địa chỉ cũ.

Như vậy, người nộp thuế có thể yên tâm rằng địa chỉ trên hóa đơn điện tử ghi theo đơn vị hành chính mới hay cũ trong giai đoạn chuyển đổi này đều được chấp nhận và không vi phạm quy định về hóa đơn.

Tổ chức lại hệ thống Chi cục Thuế khu vực

Bên cạnh việc thay đổi địa giới hành chính, ngành Thuế cũng đang thực hiện sắp xếp lại bộ máy. Theo Quyết định 381/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, hệ thống các Chi cục Thuế khu vực sẽ được tổ chức lại để quản lý trùng khớp với đơn vị hành chính cấp tỉnh mới.

Dưới đây là danh sách một số Chi cục Thuế khu vực tiêu biểu sau khi sắp xếp:

• Chi cục Thuế khu vực I: Quản lý địa bàn Hà Nội, Hòa Bình.
• Chi cục Thuế khu vực II: Quản lý địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
• Chi cục Thuế khu vực III: Quản lý địa bàn Hải Phòng, Quảng Ninh.

Việc tổ chức lại này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hỗ trợ người nộp thuế tốt hơn trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Mặc dù không bắt buộc, nhưng để đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp trong giao dịch, doanh nghiệp nên chủ động cập nhật thông tin địa chỉ trên các nền tảng số và thông báo cho đối tác về sự thay đổi này. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu cập nhật chính thức trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hãy thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định hiện hành.

Mọi thắc mắc về việc áp dụng hóa đơn trong giai đoạn sáp nhập, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với Chi cục Thuế quản lý để nhận được hướng dẫn chi tiết nhất, tránh những sai sót không đáng có dẫn đến bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.