Hoạt động từ thiện, xã hội vốn dựa trên tinh thần tự nguyện và lòng tin. Tuy nhiên, để bảo vệ niềm tin đó và đảm bảo nguồn lực cứu trợ đến đúng đối tượng, pháp luật Việt Nam đã siết chặt quản lý bằng các quy định kế toán cụ thể. Kể từ ngày 01/09/2022, việc ghi chép sổ sách không còn là lựa chọn mà đã trở thành nghĩa vụ bắt buộc đối với bất kỳ ai tham gia vận động, tiếp nhận và phân phối tiền, hàng cứu trợ.

Công tác kế toán giúp hoạt động từ thiện trở nên chuyên nghiệp và minh bạch hơn (ảnh minh họa)

Mọi tổ chức, cá nhân đều phải mở sổ kế toán

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 41/2022/TT-BTC, nguyên tắc cốt lõi là tất cả các tổ chức, cơ quan, đơn vị và cả cá nhân có hoạt động liên quan đến vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp tự nguyện đều phải mở sổ kế toán. Việc này nhằm ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó lập báo cáo và minh bạch thông tin trước công chúng.

Cụ thể, các đối tượng được chia thành ba nhóm chính với yêu cầu hạch toán khác nhau:

• Đơn vị có tổ chức kế toán riêng: Phải thực hiện mở sổ, hạch toán và lập báo cáo tài chính đầy đủ theo quy định chuyên biệt của Thông tư này.
• Đơn vị kiêm nhiệm: Nếu không tổ chức bộ máy kế toán riêng, đơn vị phải hạch toán trên cùng hệ thống sổ sách hiện có nhưng bắt buộc phải mở sổ chi tiết để theo dõi riêng dòng tiền từ thiện, đảm bảo không lẫn lộn với ngân sách hoạt động khác.
• Cá nhân làm từ thiện: Đây là điểm mới đáng chú ý. Các cá nhân đứng ra vận động cũng có trách nhiệm mở sổ ghi chép kết quả tiếp nhận, phân phối và phải công khai tình hình sử dụng nguồn đóng góp theo quy định.

Chứng từ kế toán: Tự thiết kế nhưng phải đúng chuẩn

Để tạo điều kiện linh hoạt, Điều 4 Thông tư 41/2022/TT-BTC cho phép các đơn vị tự thiết kế mẫu chứng từ. Tuy nhiên, mẫu này vẫn phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung cơ bản theo quy định của Điều 16 Luật kế toán 2015.

Sự minh bạch trong phân phối quà cứu trợ là yêu cầu bắt buộc của pháp luật (ảnh minh họa)

Đặc biệt, đối với các khoản chi hỗ trợ trực tiếp bằng tiền mặt hoặc hiện vật cho người dân, chứng từ làm căn cứ ghi chi phải có chữ ký của người nhận và xác nhận của chính quyền địa phương. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng thất thoát hoặc chi sai đối tượng, bảo vệ quyền lợi của cả người đóng góp lẫn người thụ hưởng.

"Tất cả các tổ chức, cơ quan, đơn vị, cá nhân có các hoạt động liên quan đến vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện đều phải mở sổ để ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh..."

Lời khuyên cho các nhà hảo tâm và tổ chức thiện nguyện

Việc áp dụng Thông tư 41/2022/TT-BTC không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là cách để các tổ chức, cá nhân khẳng định uy tín của mình. Hàng năm, các đơn vị cần thực hiện thuyết minh riêng số liệu từ thiện trên báo cáo tài chính một cách rõ ràng. Sự minh bạch chính là sợi dây bền chặt nhất kết nối những tấm lòng vàng, giúp hoạt động thiện nguyện tại Việt Nam ngày càng bền vững và chuyên nghiệp hơn.