Trong kỷ nguyên số hóa, dữ liệu và tài liệu được ví như "tài sản" vô giá của mỗi cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, việc quản lý và lưu trữ khối lượng tài sản này không chỉ dừng lại ở vấn đề kỹ thuật mà còn là một bài toán pháp lý đầy thách thức. Nhằm siết chặt quản lý nhà nước và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu lưu trữ, Chính phủ đã ban hành những quy định mới với chế tài xử phạt cực kỳ nghiêm khắc đối với các đơn vị kinh doanh dịch vụ lưu trữ "chui" hoặc không đáp ứng đủ tiêu chuẩn.

Mức phạt nặng cho hành vi "kinh doanh chui" dịch vụ lưu trữ

Một trong những điểm đáng chú ý nhất trong hệ thống pháp luật về lưu trữ thời gian tới chính là sự ra đời của Nghị định 31/2026/NĐ-CP. Kể từ ngày 08/3/2026, khi văn bản này chính thức có hiệu lực, các tổ chức, cá nhân đang hoặc có ý định kinh doanh dịch vụ lưu trữ cần đặc biệt lưu tâm đến các mức xử phạt mới tại Điều 15 Nghị định 31/2026/NĐ-CP.

Cụ thể, khung hình phạt tiền được phân định rõ rệt tùy theo tính chất và mức độ vi phạm:

• Phạt từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng: Đây là mức phạt cao nhất dành cho hành vi kinh doanh dịch vụ lưu trữ mà không có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh. Mức phạt này cũng áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp vẫn tiếp tục hoạt động dù không còn đáp ứng đủ các điều kiện khắt khe về cơ sở vật chất hoặc nhân sự theo quy định.
• Phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi sử dụng Giấy chứng nhận đã bị cơ quan có thẩm quyền thu hồi nhưng vẫn ngang nhiên tiếp tục hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
• Phạt từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng: Dành cho các hành vi gian lận, khai khống hoặc cung cấp thông tin không đúng thực tế trong hồ sơ đề nghị cấp hoặc cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh.

Trích dẫn khoản 3 Điều 15 Nghị định 31/2026/NĐ-CP: "Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh dịch vụ lưu trữ mà không có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ hoặc tiếp tục kinh doanh dịch vụ lưu trữ khi không còn đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật."

Không chỉ dừng lại ở việc phạt tiền, pháp luật còn quy định biện pháp khắc phục hậu quả rất quyết liệt: Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được từ việc thực hiện hành vi vi phạm. Điều này đồng nghĩa với việc toàn bộ doanh thu từ hoạt động kinh doanh không phép sẽ bị tịch thu, gây thiệt hại kinh tế nặng nề cho đơn vị vi phạm.

Điều kiện "vàng" để được cấp phép kinh doanh dịch vụ lưu trữ

Để không rơi vào vòng xoáy pháp lý và bị xử phạt, các doanh nghiệp cần chủ động rà soát và hoàn thiện các điều kiện kinh doanh theo quy định tại Luật Lưu trữ 2024 và văn bản hướng dẫn chi tiết là Nghị định 113/2025/NĐ-CP. Các yêu cầu cốt lõi được quy định tại Điều 36 và Điều 37 Nghị định 113/2025/NĐ-CP bao gồm:

1. Hạ tầng kỹ thuật và cơ sở vật chất

Doanh nghiệp phải có hệ thống hạ tầng phù hợp với loại hình dịch vụ cung cấp. Đối với lưu trữ tài liệu giấy, kho lưu trữ phải đảm bảo các tiêu chuẩn về diện tích, độ ẩm, nhiệt độ và phòng cháy chữa cháy. Đối với dịch vụ lưu trữ số, hệ thống hạ tầng kỹ thuật phải được đặt tại Việt Nam, đáp ứng các tiêu chuẩn về trung tâm dữ liệu (Data Center) theo quy định của pháp luật về viễn thông.

2. Nhân sự chuyên môn có chứng chỉ hành nghề

Đây là điều kiện bắt buộc và thường xuyên bị kiểm tra. Theo khoản 3 Điều 53 Luật Lưu trữ 2024, mỗi địa điểm kinh doanh phải có ít nhất 01 nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ. Nhân sự này phải sở hữu chứng chỉ hành nghề lưu trữ phù hợp với loại hình dịch vụ mà doanh nghiệp đăng ký.

3. An ninh và an toàn tuyệt đối

Tài liệu lưu trữ thường chứa đựng những thông tin nhạy cảm, do đó vấn đề an ninh phải được đặt lên hàng đầu. Khu vực lắp đặt hạ tầng kỹ thuật hoặc kho lưu trữ phải có biện pháp bảo vệ, giám sát 24/7. Đặc biệt, các đơn vị lưu trữ số phải có phương án dự phòng dữ liệu và chống xâm nhập trái phép để đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.

Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những khoản phạt lên tới hàng chục triệu đồng mà còn là tấm "giấy thông hành" khẳng định uy tín, năng lực cạnh tranh trên thị trường dịch vụ lưu trữ đầy tiềm năng hiện nay.