Trong hoạt động kinh doanh dịch vụ lữ hành, tư vấn du học, định cư hoặc hỗ trợ thủ tục hành chính, việc doanh nghiệp thực hiện thu hộ các khoản phí lãnh sự, phí trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa cho khách hàng là vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, việc xác định các khoản thu hộ này có phải gộp vào doanh thu để tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) hay không luôn là bài toán khiến nhiều kế toán doanh nghiệp đau đầu. Để tháo gỡ vướng mắc này, Cục Thuế đã ban hành Công văn 4565/CT-CS đưa ra những hướng dẫn cụ thể, dựa trên các căn cứ pháp lý mới nhất.

Căn cứ pháp lý về giá tính thuế GTGT đối với các khoản thu hộ

Theo hướng dẫn tại Công văn 4565/CT-CS, căn cứ quy định tại khoan 1 Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, nguyên tắc xác định giá tính thuế GTGT được quy định rất rõ ràng:

"1. Giá tính thuế đối với các loại hàng hóa, dịch vụ quy định tại Mục này:
a) Bao gồm cả khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá hàng hóa, dịch vụ mà cơ sở kinh doanh được hưởng.
b) Không bao gồm các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh: các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm, các khoản thu hộ, các khoản thù lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ các cơ quan nhà nước, các khoản thu tài chính."

Như vậy, theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, các khoản thu hộ, chi hộ hoàn toàn không liên quan đến hoạt động bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ trực tiếp của doanh nghiệp sẽ không thuộc diện chịu thuế GTGT và không phải gộp vào giá tính thuế GTGT.

Hồ sơ visa và các chứng từ nộp lệ phí lãnh sự cần được lưu trữ đầy đủ để chứng minh khoản thu hộ (ảnh minh họa)

Điều kiện để khoản thu hộ phí visa không phải tính thuế GTGT

Dựa trên nguyên tắc pháp lý nêu trên, Cục Thuế đã làm rõ cách thức áp dụng đối với trường hợp doanh nghiệp thu hộ phí visa, phí lãnh sự hoặc phí trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa (như VFS Global, TLScontact,...). Cụ thể, doanh nghiệp sẽ không phải tính thuế GTGT đối với các khoản tiền này nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Chỉ thực hiện thu hộ, nộp hộ: Doanh nghiệp chỉ đóng vai trò trung gian nhận tiền từ khách hàng và nộp lại toàn bộ số tiền đó cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ visa hoặc cơ quan lãnh sự theo đúng biểu phí quy định.
• Không được hưởng lợi ích tài chính: Doanh nghiệp tuyệt đối không được giữ lại bất kỳ phần chênh lệch nào hoặc được hưởng thù lao, hoa hồng trích lại từ các khoản phí thu hộ này.
• Đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh: Đây là điều kiện tiên quyết khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra. Doanh nghiệp phải xuất trình được các chứng từ nộp lệ phí visa do cơ quan lãnh sự hoặc trung tâm tiếp nhận hồ sơ cấp (ghi rõ thông tin người nộp hoặc thông tin khách hàng được ủy quyền), hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận ủy quyền thu hộ - chi hộ rõ ràng với khách hàng.

Nếu đáp ứng trọn vẹn các tiêu chí trên, khoản tiền thu hộ phí visa sẽ được tách biệt hoàn toàn khỏi doanh thu tính thuế GTGT của doanh nghiệp.

Phân biệt rõ ràng giữa dịch vụ hỗ trợ và khoản thu hộ

Một điểm cực kỳ quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý là việc phân định rạch ròi giữa "khoản thu hộ" và "phí dịch vụ hỗ trợ". Công văn 4565/CT-CS cũng đã đưa ra hướng dẫn rất chi tiết về vấn đề này:

1. Đối với các khoản thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ

Nếu doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ gia tăng đi kèm như: tư vấn hồ sơ, hỗ trợ điền tờ khai, dịch thuật công chứng, đưa đón khách hàng nộp hồ sơ, hoặc các dịch vụ hỗ trợ thủ tục visa khác và có thu tiền dịch vụ từ khách hàng, thì đây là doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ của chính doanh nghiệp. Khoản thu này bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT và tính thuế GTGT theo thuế suất quy định.

2. Nghĩa vụ lập hóa đơn và kê khai thuế

Doanh nghiệp phải tách biệt hai khoản thu này trên sổ sách kế toán và khi giao dịch với khách hàng. Phần phí dịch vụ hỗ trợ làm visa phải được xuất hóa đơn GTGT riêng biệt. Đối với phần phí thu hộ (lệ phí lãnh sự), doanh nghiệp thực hiện lập chứng từ thu hộ, chi hộ theo đúng chế độ kế toán hiện hành và không xuất hóa đơn GTGT đối với phần thu hộ này nếu đã có chứng từ nộp tiền thay cho khách hàng.

Lời khuyên thiết thực cho kế toán doanh nghiệp dịch vụ lữ hành, visa

Để tránh các rủi ro pháp lý và bị truy thu thuế GTGT khi cơ quan thuế thanh tra, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này cần thực hiện nghiêm túc các biện pháp sau:

1. Xây dựng hợp đồng dịch vụ chặt chẽ: Trong hợp đồng ký kết với khách hàng, cần tách rõ điều khoản về "Phí dịch vụ hỗ trợ" (doanh thu của công ty) và "Lệ phí nộp cơ quan lãnh sự/thu hộ chi hộ" (khoản thu hộ không tính thuế).
2. Lưu trữ chứng từ khoa học: Mỗi bộ hồ sơ visa của khách hàng cần đi kèm với biên lai, hóa đơn thu lệ phí gốc của đại sứ quán hoặc trung tâm visa. Các chứng từ này phải khớp đúng với số tiền doanh nghiệp đã thu hộ từ khách hàng.
3. Hạch toán kế toán đúng tài khoản: Không hạch toán các khoản thu hộ, chi hộ vào tài khoản doanh thu (đầu 5) và chi phí (đầu 6), mà phải sử dụng tài khoản phải thu, phải trả khác (Tài khoản 1388, 3388) để phản ánh đúng bản chất giao dịch.

Việc nắm vững quy định tại Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP và các hướng dẫn cụ thể từ Cục Thuế sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp, đồng thời minh bạch hóa số liệu tài chính trước các đợt quyết toán thuế.