Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc thực hiện đấu thầu qua mạng không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các gói thầu công. Kể từ ngày 01/01/2025, các quy định về hồ sơ mời sơ tuyển (E-HSMST) và hồ sơ mời quan tâm (E-HSMQT) đã có những điều chỉnh quan trọng mà cả bên mời thầu và nhà thầu đều cần nắm vững để đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả.

Thành phần hồ sơ mời sơ tuyển thầu qua mạng từ năm 2025

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT, E-HSMST được định nghĩa rõ ràng là hồ sơ mời sơ tuyển thầu qua mạng. Điểm đáng chú ý là việc áp dụng các mẫu hồ sơ chuẩn hóa cho từng loại gói thầu cụ thể được quy định chi tiết tại Điều 4 của Thông tư này.

Cụ thể, các đơn vị cần lưu ý sử dụng đúng mẫu biểu:

• Mẫu số 3C: Dành cho gói thầu xây lắp.
• Mẫu số 4C: Dành cho mua sắm hàng hóa (kể cả mua sắm tập trung).
• Mẫu số 5C: Dành cho dịch vụ phi tư vấn.
• Mẫu số 10C: Dành cho gói thầu EPC (Thiết kế, cung cấp hàng hóa và xây lắp).

Toàn bộ các hồ sơ này phải được đăng tải công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Một yêu cầu kỹ thuật khắt khe tại Điều 5 là các tệp tin phải sử dụng phông chữ Unicode, không nhiễm virus và tuyệt đối không được thiết lập mật khẩu. Nếu tệp tin bị lỗi không thể mở được, bên mời thầu bắt buộc phải phát hành lại toàn bộ hồ sơ.

Quy trình phát hành và sửa đổi hồ sơ: Tuyệt đối không dùng bản giấy

Một trong những thay đổi mang tính bước ngoặt là quy định tại Điều 15: Chủ đầu tư và bên mời thầu không được phát hành bản giấy hồ sơ mời sơ tuyển cho nhà thầu. Nếu vẫn phát hành bản giấy, văn bản đó sẽ không có giá trị pháp lý trong việc lập và đánh giá hồ sơ.

Về quy trình phát hành, bên mời thầu thực hiện theo hai bước chính:

1. Đăng tải thông báo: Thực hiện trên Hệ thống theo tiến độ đã phê duyệt (Điều 14).
2. Phát hành hồ sơ: Ngay sau khi đăng tải thông báo thành công, hồ sơ phải được phát hành miễn phí trên Hệ thống.

Trong trường hợp cần sửa đổi hồ sơ sau khi phát hành, bên mời thầu phải đăng tải quyết định sửa đổi kèm theo nội dung chi tiết hoặc hồ sơ đã được cập nhật (thể hiện rõ các điểm thay đổi) lên Hệ thống để các nhà thầu kịp thời nắm bắt.

Làm rõ và phê duyệt kết quả: Những mốc thời gian cần ghi nhớ

Nhà thầu có quyền gửi yêu cầu làm rõ hồ sơ thông qua Hệ thống tối thiểu 03 ngày làm việc trước thời điểm đóng thầu. Ngược lại, bên mời thầu có trách nhiệm trả lời trên Hệ thống tối thiểu 02 ngày làm việc trước ngày đóng thầu. Nội dung làm rõ không được trái với hồ sơ đã phê duyệt ban đầu.

Cuối cùng, quy trình phê duyệt kết quả được thực hiện nghiêm ngặt theo Điều 16. Đối với đấu thầu qua mạng, chủ đầu tư phê duyệt kết quả trực tiếp trên Hệ thống kèm theo báo cáo đánh giá E-HSDST hoặc E-HSQT. Lưu ý rằng việc đăng tải báo cáo tổng hợp không cần kèm theo phiếu chấm chi tiết của từng thành viên tổ chuyên gia, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch.

Việc tuân thủ đúng các quy định mới tại Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT không chỉ giúp các đơn vị tránh được các rủi ro pháp lý mà còn góp phần xây dựng môi trường đấu thầu cạnh tranh, công bằng và hiện đại.