Trong suốt nhiều năm qua, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót luôn là "nỗi ám ảnh" đối với cộng đồng kế toán. Quy trình hủy hóa đơn cũ rồi lập mới không chỉ gây tốn kém thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về mặt quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, một bước ngoặt lớn đã xuất hiện khi Chính phủ ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chính thức thay đổi căn bản cách thức xử lý sai sót từ ngày 01/6/2025.

Bước ngoặt từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Không còn bắt buộc hủy hóa đơn

Điểm nhấn quan trọng nhất nằm tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Theo đó, tên gọi của Điều 19 đã được thay đổi từ "Xử lý hóa đơn có sai sót" thành "Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử". Sự thay đổi này không chỉ đơn thuần là về mặt ngôn từ mà còn phản ánh tư duy quản lý mới: Ưu tiên tính liên tục và minh bạch của dữ liệu thay vì xóa bỏ.

Cụ thể, thay vì phải thực hiện các thủ tục hủy hóa đơn phức tạp như trước đây tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp hiện nay có thể lựa chọn các phương án tối ưu hơn tùy theo tính chất của sai sót.

3 kịch bản xử lý sai sót hóa đơn điện tử mới nhất

1. Sai sót về tên, địa chỉ người mua (Mã số thuế vẫn đúng)

Đây là trường hợp phổ biến và nhẹ nhàng nhất. Người bán chỉ cần thực hiện hai bước đơn giản:

• Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
• Gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu quy định.

Lưu ý: Trong trường hợp này, doanh nghiệp tuyệt đối không phải lập lại hóa đơn mới, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí và công sức.

2. Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa

Đối với những sai sót trọng yếu ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, Nghị định 70/2025/NĐ-CP cho phép doanh nghiệp lựa chọn một trong hai hình thức:

• Điều chỉnh hóa đơn: Lập hóa đơn điều chỉnh và ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
• Thay thế hóa đơn: Lập hóa đơn mới thay thế và ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

3. Xử lý hàng loạt hóa đơn sai trong cùng một tháng

Một điểm mới cực kỳ nhân văn là quy định cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai. Điều kiện duy nhất là các hóa đơn này phải có cùng thông tin sai sót và được lập trong cùng một tháng. Doanh nghiệp chỉ cần đính kèm bảng kê chi tiết để cơ quan thuế đối chiếu.

"Việc bãi bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử là một bước tiến lớn trong cải cách thủ tục hành chính, giúp giảm bớt gánh nặng tuân thủ cho doanh nghiệp và làm sạch hệ thống dữ liệu thuế quốc gia."

Lời khuyên cho doanh nghiệp trước giờ G

Mặc dù quy định mới mang lại nhiều thuận lợi, nhưng doanh nghiệp cần lưu ý thời điểm có hiệu lực là từ ngày 01/6/2025. Từ nay đến lúc đó, các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP vẫn đang được áp dụng. Kế toán cần rà soát lại quy trình nội bộ và cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để sẵn sàng chuyển đổi sang cơ chế điều chỉnh/thay thế mới, tránh những sai sót không đáng có trong giai đoạn giao thoa chính sách.