Trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử, Bộ Thông tin và Truyền thông (TTTT) đã đưa ra những quyết định mang tính đột phá ngay từ đầu năm 2019. Theo đó, lộ trình chấm dứt việc gửi văn bản giấy giữa các cơ quan đơn vị và hướng tới các bộ, ngành, địa phương đã được xác lập rõ ràng, đánh dấu một bước ngoặt lớn trong phương thức làm việc của cơ quan quản lý nhà nước.

Cán bộ Bộ Thông tin và Truyền thông thực hiện ký số văn bản trên hệ thống điện tử (ảnh minh họa)

Quyết tâm loại bỏ 'tâm lý ngại thay đổi' trong quản lý hành chính

Ngày 24/01/2019, Bộ trưởng Bộ TTTT đã ký ban hành Chỉ thị 07/CT-BTTTT về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử. Văn bản này không chỉ là một mệnh lệnh hành chính mà còn là lời giải cho bài toán hiệu quả công việc vốn bấy lâu nay bị kìm hãm bởi các thủ tục giấy tờ rườm rà.

Theo đánh giá tại Chỉ thị 07/CT-BTTTT, mặc dù tỷ lệ ký số đã có sự tăng trưởng (đạt 32,8% trong tháng 12/2018), nhưng con số này vẫn chưa đạt kỳ vọng 95%. Nguyên nhân chủ yếu được xác định là do tâm lý ngại thay đổi của một bộ phận cán bộ, công chức và việc thiếu các quy định cứng về quản lý văn bản điện tử.

"Đến 31/03/2019, 100% văn bản trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ (trừ văn bản mật) phải thực hiện dưới dạng điện tử." - Trích nội dung tại điểm d khoản 1 Chỉ thị 07/CT-BTTTT.

Lộ trình 'khai tử' văn bản giấy đến các Bộ, ngành và địa phương

Không chỉ dừng lại ở nội bộ, Bộ TTTT còn đặt ra mục tiêu lan tỏa phương thức làm việc hiện đại này ra toàn hệ thống hành chính nhà nước. Cụ thể, lộ trình được chia làm hai giai đoạn quan trọng trong năm 2019:

• Giai đoạn 1 (Đến 31/03/2019): Hoàn thành việc trao đổi 100% văn bản điện tử giữa các đơn vị trực thuộc Bộ.
• Giai đoạn 2 (Đến 30/06/2019): Bộ sẽ chỉ gửi văn bản điện tử, chính thức ngừng gửi văn bản giấy đến các bộ, ngành, địa phương đã có quy định về tiếp nhận và xử lý văn bản điện tử.

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành giúp tối ưu hóa quy trình xử lý công việc (ảnh minh họa)

Việc triển khai này dựa trên nền tảng của Quyết định 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Đối với các cơ quan bên ngoài Bộ, yêu cầu bắt buộc là phải gửi kèm bản điện tử có ký số nếu bên nhận đã khai báo mã định danh trên Trục liên thông văn bản quốc gia.

Trách nhiệm của người đứng đầu và vai trò của công nghệ

Để đảm bảo tính thực thi, Bộ trưởng yêu cầu lãnh đạo các đơn vị phải trực tiếp tác nghiệp trên hệ thống. Việc ủy quyền chỉ được thực hiện trong các trường hợp đặc biệt như đi công tác hoặc lý do bất khả kháng theo quy định pháp luật. Điều này nhằm xóa bỏ tình trạng lãnh đạo "khoán trắng" việc xử lý văn bản cho chuyên viên.

Bên cạnh đó, các đơn vị như Trung tâm Thông tin và Văn phòng Bộ đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ kỹ thuật, giám sát và cập nhật danh mục văn bản điện tử. Việc rà soát lại Quyết định 939/QĐ-BTTTT về công tác văn thư cũng được đặt ra để phù hợp với tình hình mới.

Có thể thấy, việc Bộ TTTT tiên phong trong việc loại bỏ văn bản giấy không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, hiện đại, góp phần quan trọng vào tiến trình chuyển đổi số quốc gia mà Việt Nam đang hướng tới.

Lan Vũ