Trong bối cảnh Việt Nam đang tiến những bước dài trên lộ trình chuyển đổi số quốc gia năm 2026, một quy định mang tính "cởi trói" cho người dân và doanh nghiệp vừa được Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tái khẳng định và hướng dẫn chi tiết. Đây được xem là đòn bẩy quan trọng nhằm chấm dứt tình trạng lạm dụng yêu cầu bản giấy rườm rà, gây phiền hà trong các thủ tục hành chính hiện nay.

Bước ngoặt lịch sử: Bản sao điện tử chính thức 'soán ngôi' bản giấy

Theo tinh thần mới nhất tại Công văn số 56/CV-BTV của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, các tổ chức hành nghề công chứng trên toàn quốc đã được trang bị đầy đủ cơ sở pháp lý và hạ tầng kỹ thuật để thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy. Quy định này không chỉ là một bước tiến về công nghệ mà còn là sự cụ thể hóa các quy định tại Luật Công chứng 2014 và đặc biệt là Nghị định 45/2020/NĐ-CP.

Khác với việc scan hay chụp ảnh thông thường, bản sao điện tử được chứng thực bởi công chứng viên là một tệp tin số có cấu trúc chặt chẽ, chứa đựng chữ ký số và mã định danh duy nhất. Điều này đảm bảo rằng tài liệu không thể bị chỉnh sửa và có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương với bản chính giấy trong mọi giao dịch dân sự và hành chính.

'Lệnh bài' pháp lý: Cơ quan nhà nước không được phép từ chối bản điện tử

Điểm mấu chốt mà mọi người dân cần ghi nhớ để bảo vệ quyền lợi của mình nằm ở quy định về trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ của các cơ quan, tổ chức. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP đã nêu rõ:

"Trường hợp người dân, doanh nghiệp đã cung cấp bản điện tử có giá trị pháp lý thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bản điện tử, không được yêu cầu nộp bản giấy hoặc bản sao chứng thực từ bản chính giấy để đối chiếu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc có căn cứ nghi ngờ về tính xác thực của bản điện tử."

Quy định này là "thượng tôn pháp luật", buộc các cán bộ công chức phải thay đổi tư duy làm việc cũ kỹ. Việc cố tình đòi hỏi bản giấy khi người dân đã cung cấp bản điện tử hợp lệ không chỉ gây lãng phí nguồn lực xã hội mà còn là hành vi vi phạm quy định về cải cách hành chính, có thể bị xử lý kỷ luật theo quy định của ngành.

Quy trình thực hiện tinh gọn và minh bạch tại các tổ chức hành nghề công chứng

Để có được bản sao điện tử, người dân không cần phải thực hiện các thao tác kỹ thuật phức tạp. Quy trình này được thực hiện trực tiếp tại các Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng. Công chứng viên sẽ sử dụng thiết bị chuyên dụng để số hóa bản chính, sau đó thực hiện ký số xác nhận trên hệ thống quản lý nghiệp vụ công chứng tập trung.

Kết quả sẽ được trả về cho người dân dưới dạng tệp tin (thường là PDF) qua email, kho dữ liệu cá nhân trên Cổng dịch vụ công hoặc các ứng dụng định danh điện tử. Về mức phí, người dân hoàn toàn có thể yên tâm vì mức phí chứng thực bản sao điện tử được áp dụng thống nhất, tương đương với phí chứng thực bản sao giấy truyền thống. Các tổ chức hành nghề công chứng nghiêm cấm việc thu thêm phụ phí hay các khoản chi phí "dịch vụ số" không có trong quy định.

Người dân cần làm gì để bảo vệ quyền lợi trong kỷ nguyên số?

Trong giai đoạn chuyển tiếp này, sự chủ động của người dân là vô cùng quan trọng. Các chuyên gia pháp lý đưa ra lời khuyên rằng mỗi cá nhân nên xây dựng cho mình một "kho dữ liệu số" cá nhân bao gồm các giấy tờ thiết yếu như: Căn cước công dân, Giấy khai sinh, Bằng cấp, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất... đã được chứng thực điện tử.

Khi thực hiện các thủ tục hành chính, nếu gặp tình trạng cán bộ tiếp nhận "làm khó", yêu cầu nộp thêm bản giấy dù đã có bản điện tử, người dân cần bình tĩnh yêu cầu giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc dẫn chiếu trực tiếp quy định tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP. Việc nắm vững pháp luật chính là vũ khí sắc bén nhất để mỗi công dân tận hưởng trọn vẹn thành quả của cuộc cách mạng số hóa, hướng tới một xã hội không giấy tờ, minh bạch và hiệu quả.