Trong bối cảnh chính sách giảm thuế giá trị gia tăng (GTGT) từ 10% xuống 8% theo Nghị định 44/2023/NĐ-CP có hiệu lực, nhiều doanh nghiệp rơi vào tình huống "dở khóc dở cười": Hóa đơn đã lập từ tháng 6 nhưng đến tháng 7 mới thực hiện ký số. Vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp phải áp dụng mức thuế suất nào để vừa đảm bảo quyền lợi, vừa không bị cơ quan thuế xử phạt?

Quy định về thời điểm xác định thuế GTGT và lập hóa đơn

Để trả lời câu hỏi về thuế suất, trước hết cần xác định rõ thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế. Theo quy định tại Điều 8 Thông tư 219/2013/TT-BTC, thời điểm xác định thuế GTGT đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Đối với cung ứng dịch vụ, đó là thời điểm hoàn thành việc cung ứng hoặc thời điểm lập hóa đơn, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Bên cạnh đó, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng nhấn mạnh:

"Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua... Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ."

Hóa đơn lập trước ngày 01/7/2023 nhưng ký sau: 8% hay 10%?

Căn cứ vào các quy định nêu trên, việc xác định thuế suất đối với hóa đơn lập trước nhưng ký sau ngày 01/7/2023 được chia thành các trường hợp cụ thể như sau:

• Trường hợp cung cấp dịch vụ có thu tiền trước: Nếu doanh nghiệp đã lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền trước ngày 01/7/2023 với thuế suất 10%, nhưng dịch vụ thực tế hoàn thành sau ngày này, thì phần tiền đã lập hóa đơn vẫn giữ nguyên mức 10%. Phần tiền còn lại thanh toán sau ngày 01/7/2023 sẽ được áp dụng thuế suất 8%.
• Trường hợp hàng hóa, dịch vụ đã hoàn thành trước ngày 01/7/2023: Nếu việc bàn giao hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ đã kết thúc trước ngày 01/7/2023 nhưng đến sau ngày này mới ký hóa đơn, doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng thuế suất 10%. Tuy nhiên, hành vi này sẽ bị coi là lập hóa đơn sai thời điểm.
• Trường hợp đặc thù (Điện, nước, viễn thông): Đối với các dịch vụ này, thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành đối soát dữ liệu nhưng không quá ngày 07 của tháng sau. Nếu kỳ đối soát rơi vào giai đoạn được giảm thuế, doanh nghiệp có thể áp dụng mức 8% theo hướng dẫn tại các công văn của Tổng cục Thuế.

Rủi ro bị xử phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm và sai thuế suất

Việc lúng túng trong giai đoạn chuyển đổi thuế suất dễ dẫn đến các sai sót hành chính. Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm dao động từ 3 triệu đến 8 triệu đồng. Nếu hành vi này dẫn đến việc khai sai nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp còn có thể bị phạt 20% số tiền thuế khai thiếu theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Đặc biệt, nếu việc xuất sai thuế suất (ví dụ đáng lẽ 10% nhưng xuất 8%) bị cơ quan thuế xác định là hành vi trốn thuế nhằm giảm số thuế phải nộp, mức phạt có thể lên đến 1 - 3 lần số thuế trốn.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để tránh các rắc rối pháp lý, kế toán cần rà soát kỹ biên bản bàn giao và nghiệm thu. Nếu hàng hóa đã xuất kho hoặc dịch vụ đã hoàn thành trong tháng 6/2023, hãy đảm bảo hóa đơn được lập và ký đúng trong thời điểm đó với thuế suất 10%. Việc cố tình "kéo dài" thời gian ký sang tháng 7 để áp dụng mức 8% không chỉ sai quy định mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị truy thu và phạt nặng khi thanh tra thuế.