Tầm quan trọng của Quyết định áp dụng hóa đơn tự in đối với doanh nghiệp

Tại thời điểm đầu năm 2020, mặc dù lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP đang được triển khai, nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì hình thức hóa đơn tự in hoặc đặt in theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP.

Đối với Công ty TNHH Một thành viên, việc ban hành Quyết định áp dụng hóa đơn tự in là văn bản nội bộ bắt buộc để xác lập hình thức hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng, đồng thời là căn cứ để thực hiện các thủ tục thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Căn cứ pháp lý áp dụng trong năm 2020

Việc xây dựng mẫu quyết định này cần dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật còn hiệu lực tại thời điểm tháng 02/2020, bao gồm:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành các Nghị định nêu trên.

Điều kiện để Công ty TNHH Một thành viên được tự in hóa đơn

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp muốn tự in hóa đơn phải đáp ứng các điều kiện về vốn điều lệ, hệ thống thiết bị (máy tính, máy in) và phần mềm kế toán đảm bảo việc truy xuất dữ liệu hóa đơn chính xác.

Mẫu Quyết định áp dụng hóa đơn tự in chi tiết

Dưới đây là mẫu quyết định được thiết kế chuyên sâu, đầy đủ các nội dung cần thiết để doanh nghiệp tham khảo và áp dụng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------------

..., ngày ... tháng ... năm 2020

QUYẾT ĐỊNH
Về việc áp dụng hình thức hóa đơn tự in

GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN ...

- Căn cứ Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ;
- Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính;
- Căn cứ tình hình thực tế và nhu cầu sử dụng hóa đơn của Công ty.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Áp dụng hình thức hóa đơn tự in
Công ty quyết định áp dụng hình thức hóa đơn tự in kể từ ngày .../.../2020 dựa trên hệ thống cơ sở vật chất hiện có:

• Hệ thống thiết bị: Máy tính (Số lượng: ...), Máy in chuyên dụng (Số lượng: ...).
• Phần mềm ứng dụng: Phần mềm kế toán/bán hàng (Tên phần mềm: ...).
• Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm: Phòng Công nghệ thông tin/Phòng Kế toán.

Điều 2. Các loại hóa đơn áp dụng
Công ty thực hiện tự in các loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn Giá trị gia tăng (Mẫu số: ...; Ký hiệu: ...).
• Hóa đơn bán hàng (nếu có).

Điều 3. Trách nhiệm của các bộ phận
- Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm lập, quản lý và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng quy định pháp luật thuế.
- Bộ phận Kỹ thuật: Đảm bảo hệ thống phần mềm và thiết bị in ấn hoạt động ổn định, bảo mật dữ liệu hóa đơn.
- Người đại diện theo pháp luật: Chịu trách nhiệm cao nhất về tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn tự in.

Điều 4. Hiệu lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các bộ phận liên quan có trách nhiệm thi hành quyết định này././

Nơi nhận: - Cơ quan thuế quản lý; - Các phòng ban; - Lưu VP.

GIÁM ĐỐC (Ký tên, đóng dấu)

Những lưu ý sau khi ban hành Quyết định

Sau khi ban hành quyết định nội bộ, Công ty TNHH Một thành viên cần thực hiện các bước tiếp theo để hóa đơn có giá trị sử dụng hợp pháp:

1. Thiết kế mẫu hóa đơn: Đảm bảo đầy đủ các tiêu chí bắt buộc theo Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
2. Thông báo phát hành hóa đơn: Gửi Thông báo phát hành kèm theo mẫu hóa đơn và Quyết định áp dụng hóa đơn tự in đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp ít nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng.
3. Niêm yết thông báo: Niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn tại trụ sở công ty trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn đó.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, đồng thời tạo sự chuyên nghiệp trong giao dịch với khách hàng và đối tác.