Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, việc thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan Thuế là nhiệm vụ thường xuyên và vô cùng quan trọng. Một trong những bước then chốt để doanh nghiệp có thể chính thức sử dụng hóa đơn trong kinh doanh là thực hiện thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện công việc này. Do đó, việc lập Giấy ủy quyền cho nhân viên hoặc người đại diện khác là giải pháp tối ưu và hợp pháp.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi thông báo phát hành hóa đơn?

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Để đảm bảo tính pháp lý, người đi nộp hồ sơ và làm việc với cán bộ thuế phải có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp pháp.

Việc sử dụng Giấy ủy quyền giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong nhân sự, đồng thời đảm bảo các hồ sơ, giấy tờ được ký kết và giao nhận đúng quy trình, tránh những rắc rối phát sinh về sau.

Căn cứ pháp lý áp dụng (Tính đến năm 2018)

Việc lập Giấy ủy quyền này cần tuân thủ các quy định hiện hành sau:

• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định về quyền đại diện và các hình thức ủy quyền giữa cá nhân với cá nhân, hoặc giữa pháp nhân với cá nhân.
• Nghị định 51/2010/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về việc phát hành và sử dụng hóa đơn.

Nội dung bắt buộc trong Giấy ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn

Để văn bản có hiệu lực và được cơ quan Thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần lưu ý các thông tin sau:

1. Thông tin các bên

Cần ghi rõ thông tin của Bên ủy quyền (thường là Giám đốc/Người đại diện pháp luật của công ty) và Bên được ủy quyền (người trực tiếp đi làm thủ tục). Các thông tin bao gồm: Họ tên, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú và chức vụ hiện tại.

2. Phạm vi ủy quyền cụ thể

Nội dung ủy quyền phải ghi rõ ràng: "Thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thủ tục liên quan đến việc thông báo phát hành hóa đơn GTGT tại Chi cục Thuế...". Ngoài ra, nên bổ sung quyền được ký kết các biên bản làm việc hoặc nhận kết quả từ cơ quan Thuế.

3. Thời hạn và hiệu lực

Giấy ủy quyền cần xác định rõ thời gian có hiệu lực (thường là từ ngày ký đến khi hoàn thành công việc). Đừng quên đóng dấu pháp nhân của công ty để xác thực.

Mẫu Giấy ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn GTGT mới nhất

Dưới đây là mẫu chi tiết để quý doanh nghiệp tải về và sử dụng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------o0o----------

…, ngày … tháng … năm …

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./GUQ-…….
(Về việc thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn GTGT)

I. BÊN ỦY QUYỀN (BÊN A):

Họ và tên: …………………………………… Giới tính: ………………………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do ……………… cấp ngày ………………

Chức vụ: ……………………………………………………………………………………………

Là người đại diện theo pháp luật của: …………………………………………………

Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………

Địa chỉ trụ sở: …………………………………………………………………………………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (BÊN B):

Họ và tên: …………………………………… Giới tính: ………………………………

Chứng minh nhân dân số: ……………… do ……………… cấp ngày ………………

Chức vụ: ………………………………………………………………………………………

Địa chỉ thường trú: …………………………………………………………………………

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên B được quyền thay mặt Bên A liên hệ với cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để thực hiện các thủ tục về thông báo phát hành hóa đơn GTGT cho Công ty.

2. Trong phạm vi ủy quyền, Bên B được quyền kê khai, ký tên trên các tờ khai, biên bản làm việc và nhận các thông báo, kết quả từ cơ quan Thuế.

3. Bên B có trách nhiệm thực hiện đúng nội dung ủy quyền và báo cáo kết quả cho Bên A.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất công việc nêu trên hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu)

Những lưu ý khi nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn

Khi người được ủy quyền đến cơ quan Thuế, ngoài Giấy ủy quyền, cần mang theo các giấy tờ sau để đối chiếu:

• Bản gốc Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân.
• Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn (đã có chữ ký và dấu của Giám đốc).
• Mẫu hóa đơn thực tế (bản thiết kế hoặc bản in thử).

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền và các hồ sơ đi kèm sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc phải đi lại nhiều lần, đảm bảo tiến độ kinh doanh không bị gián đoạn.