Tầm quan trọng của việc quản lý chứng thư số trong Công ty hợp danh

Trong bối cảnh giao dịch điện tử ngày càng phổ biến tại Việt Nam vào đầu năm 2020, chứng thư số (chữ ký số) đóng vai trò là "con dấu điện tử" không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Đối với loại hình công ty hợp danh, việc quản lý chứng thư số đòi hỏi sự cẩn trọng đặc biệt do chế độ trách nhiệm vô hạn của các thành viên hợp danh.

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, các thành viên hợp danh có quyền đại diện theo pháp luật và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Do đó, khi có sự thay đổi về nhân sự, thất lạc thiết bị lưu khóa bí mật (USB Token) hoặc nghi ngờ lộ mật khẩu, việc tạm dừng chứng thư số là thủ tục cấp thiết để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý thực hiện tạm dừng chứng thư số năm 2020

Thủ tục tạm dừng chứng thư số được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Cụ thể, việc thay đổi hoặc tạm dừng chứng thư số phải tuân thủ các điều kiện bảo mật nghiêm ngặt.

Tại Điều 27 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về việc thay đổi cặp khóa và tạm dừng chứng thư số như sau:

"Trong trường hợp thuê bao có nhu cầu thay đổi cặp khóa, thuê bao phải có đơn đề nghị thay đổi cặp khóa. Việc tạo khóa, phân phối khóa và công bố chứng thư số với khóa công khai mới thực hiện theo các quy định tại các Điều 24 và 25 Nghị định này."

Mẫu Giấy ủy quyền đề nghị tạm dừng chứng thư số

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được chuẩn hóa dành cho công ty hợp danh khi muốn ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục tại các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA):

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Khi soạn thảo Giấy ủy quyền tạm dừng chứng thư số, công ty hợp danh cần lưu ý các điểm sau:

• Người ký ủy quyền: Phải là người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh (thường là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc là thành viên hợp danh).
• Thông tin chính xác: Các thông tin về mã số thuế, số CMND của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ tùy thân.
• Lý do tạm dừng: Mặc dù trong giấy ủy quyền không nhất thiết phải ghi lý do, nhưng khi làm việc với nhà cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn lý do (như mất Token, thay đổi nhân sự nắm giữ khóa bí mật) để được hỗ trợ tốt nhất.

Việc tạm dừng chứng thư số kịp thời sẽ giúp ngăn chặn các rủi ro pháp lý như việc ký kết hợp đồng trái phép hoặc thực hiện các giao dịch tài chính không mong muốn dưới danh nghĩa công ty.