Việc Việt Nam chính thức thực thi Công ước La Hay năm 1961 (Công ước Apostille) đã tạo nên bước ngoặt mang tính cách mạng trong hoạt động công nhận giấy tờ công giữa các quốc gia. Giờ đây, các cá nhân, tổ chức không còn phải chịu cảnh "chạy vạy" qua nhiều khâu trung gian chứng nhận lãnh sự phức tạp như trước. Tuy nhiên, quy định mới cũng đặt ra hàng loạt câu hỏi thực tiễn: Ai thực sự có quyền đứng tên đề nghị cấp chứng nhận Apostille? Có bắt buộc phải có giấy ủy quyền khi nộp thay người khác hay không? Và địa điểm nào tiếp nhận, xử lý loại thủ tục pháp lý quan trọng này? Cùng giải mã toàn bộ thắc mắc qua lăng kính pháp lý mới nhất.

1. Ai có quyền đề nghị cấp chứng nhận Apostille theo quy định mới?

Một trong những điểm đột phá nổi bật của khung pháp lý mới là việc nới lỏng tối đa chủ thể thực hiện quyền nộp hồ sơ. Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, chủ thể có quyền đề nghị cấp chứng nhận Apostille gồm:

• Cơ quan, tổ chức, cá nhân: Có thể tự mình đề nghị cấp chứng nhận Apostille đối với các giấy tờ, tài liệu do chính mình tạo lập, thụ hưởng hoặc sở hữu hợp pháp.
• Đề nghị cấp thay cho người khác mà KHÔNG CẦN giấy ủy quyền: Đây là quy định hết sức thông thoáng, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho công dân và doanh nghiệp. Bất kỳ cơ quan, tổ chức hay cá nhân nào cũng có thể đại diện nộp hồ sơ xin cấp Apostille đối với giấy tờ, tài liệu của bên thứ ba mà cơ quan nhà nước không yêu cầu phải xuất trình văn bản ủy quyền công chứng, chứng thực.

Tuy nhiên, sự thuận lợi này luôn đi kèm với sự ràng buộc pháp lý chặt chẽ. Người nộp hồ sơ thay người khác phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính hợp pháp của việc nộp, lưu trữ và sử dụng tài liệu đó; đồng thời phải tuyệt đối tuân thủ các quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Bên cạnh đó, mọi chủ thể khi yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille đều phải gánh vác trách nhiệm bảo đảm tính trung thực:

• Chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật về mục đích sử dụng, nội dung, tính nguyên bản, xác thực và hợp pháp của giấy tờ, tài liệu đề nghị cấp chứng nhận;
• Hợp tác, giải trình và cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu đối soát khi Cơ quan cấp Apostille có yêu cầu xác minh.

2. Xin chứng nhận Apostille ở đâu? Cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết?

Xác định chuẩn xác cơ quan có thẩm quyền giúp người nộp hồ sơ tránh tình trạng nộp sai địa chỉ, lãng phí thời gian và công sức. Dưới sự điều chỉnh của khoản 1 Điều 6 và khoản 2 Điều 8 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, thẩm quyền và địa điểm cấp Apostille được phân định rõ ràng như sau:

2.1. Thẩm quyền tối cao thuộc về Bộ Ngoại giao

Bộ Ngoại giao là cơ quan đầu mối quốc gia, giữ thẩm quyền chung trong việc cấp chứng nhận Apostille của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nhằm thực thi Công ước về xoá bỏ việc hợp pháp hoá giấy tờ công vụ của nước ngoài (Công ước Apostille). Trách nhiệm này được tổ chức vận hành chuyên nghiệp qua các quy định cụ thể:

• Bộ trưởng Bộ Ngoại giao có quyền chỉ định, quy định cụ thể các cơ quan trực thuộc chịu trách nhiệm trực tiếp tiếp nhận và cấp chứng nhận Apostille (Cơ quan cấp Apostille) như Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh;
• Bộ Ngoại giao đại diện cho Việt Nam thông báo chính thức danh sách Cơ quan cấp Apostille và mọi thay đổi liên quan đến cơ quan lưu chiểu của Công ước La Hay thông qua đường ngoại giao;
• Đặc biệt, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao xây dựng tiêu chí, điều kiện và lộ trình cụ thể nhằm phân cấp thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, tạo mạng lưới hỗ trợ pháp lý rộng khắp cho người dân ở mọi địa phương.

2.2. Địa điểm nộp và cấp phát chứng nhận Apostille

Về mặt vật lý, việc thụ lý và trao trả kết quả cấp chứng nhận Apostille được thực hiện trực tiếp tại trụ sở của Cơ quan cấp Apostille theo quy định. Tùy thuộc vào phương thức lựa chọn, tổ chức, cá nhân có thể:

• Đến nộp trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (Bộ phận Một cửa) của Cơ quan cấp Apostille;
• Gửi toàn bộ hồ sơ qua đường bưu chính công ích tới địa chỉ cơ quan có thẩm quyền;
• Thực hiện trực tuyến qua các nền tảng cổng dịch vụ công trực tuyến.

3. Hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille gồm những loại giấy tờ nào?

Để bảo đảm hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng ngay từ lần đầu tiên, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ đúng chuẩn theo Điều 12 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, ứng với từng phương thức nộp:

3.1. Đối với phương thức nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

• Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille: Kê khai đầy đủ theo biểu mẫu chuẩn do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành;
• Bản chính giấy tờ công: Nộp tài liệu gốc đề nghị cấp Apostille. Trường hợp pháp luật cho phép sử dụng bản sao công chứng hoặc bản dịch công chứng (theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật chứng thực) thì nộp bản sao, bản dịch đó;
• Yêu cầu chất lượng tài liệu: Giấy tờ công phải được giữ hoàn toàn nguyên vẹn, không có hiện tượng tháo rời con dấu giáp lai, không bị tẩy xóa, rách nát, chắp vá hay sửa đổi trái phép bất kỳ nội dung nào.

3.2. Đối với phương thức nộp trực tuyến toàn trình

Khi thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID), thành phần hồ sơ chuyển đổi số gồm:

• Tờ khai điện tử tương tác được điền và xác thực trực tuyến;
• Bản điện tử của giấy tờ công đã được tích hợp chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền ký ban hành theo quy định của pháp luật giao dịch điện tử.

4. Quy trình tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ Apostille

Quy trình thụ lý hồ sơ tại Cơ quan cấp Apostille diễn ra minh bạch, chặt chẽ theo Điều 13 Nghị định 293/2026/NĐ-CP thông qua các bước kiểm soát nghiêm ngặt:

1. Xác thực danh tính chủ thể: Cơ quan tiếp nhận ưu tiên kiểm tra, định danh danh tính qua tài khoản định danh điện tử trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện mà không khai thác được dữ liệu điện tử, cán bộ sẽ đối chiếu giấy tờ tùy thân (Căn cước công dân/Hộ chiếu) hoặc tư cách pháp nhân của tổ chức.
2. Thẩm định tính đầy đủ và tính xác thực: Cán bộ chuyên trách so sánh đối chiếu từng thông tin trên giấy tờ công với thông tin kê khai trong tờ khai xin cấp chứng nhận Apostille.
3. Xử lý các dấu hiệu bất thường: Trường hợp phát hiện giấy tờ có dấu hiệu giả mạo chữ ký, làm giả con dấu hoặc bị tẩy xóa, cạo sửa, cơ quan tiếp nhận sẽ lập biên bản ghi chú và chuyển sang quy trình điều tra, xử lý vi phạm pháp luật.
4. Cơ chế bổ sung hồ sơ một lần duy nhất: Nếu hồ sơ còn thiếu sót, cơ quan nhà nước có nghĩa vụ hướng dẫn người dân hoàn thiện đầy đủ hồ sơ bằng văn bản trong một lần duy nhất. Người nộp hồ sơ có thời hạn 07 ngày làm việc để bổ sung; khoảng thời gian bổ sung này không bị tính vào thời hạn giải quyết thủ tục.

5. Lộ trình triển khai nộp hồ sơ trực tuyến toàn trình và cấp Apostille điện tử

Căn cứ theo kế hoạch hành động đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định 330/QĐ-TTg năm 2026 cùng quy định chuyển tiếp tại khoản 4 Điều 36 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, lộ trình vận hành dịch vụ công Apostille được chia làm 2 giai đoạn rõ nét:

• Giai đoạn chuyển tiếp: Khi Hệ thống thông tin Apostille chuyên dụng đang trong giai đoạn hoàn thiện kỹ thuật, cơ quan chức năng sẽ cấp chứng nhận Apostille dưới dạng tem giấy truyền thống dán trực tiếp lên văn bản. Việc tiếp nhận hồ sơ trực tuyến một phần được thực hiện trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao đồng bộ cùng Cổng Dịch vụ công quốc gia. Công tác tra cứu, lưu trữ được kiểm soát chặt chẽ qua hồ sơ lưu.
• Giai đoạn trực tuyến toàn trình: Ngay khi Hệ thống thông tin Apostille chính thức kích hoạt vận hành hoàn chỉnh, toàn bộ dịch vụ công sẽ chuyển dịch sang trực tuyến toàn trình. Khi đó, công dân và doanh nghiệp sẽ được thụ hưởng dịch vụ cấp chứng nhận Apostille điện tử (e-Apostille), tích hợp mã phản hồi nhanh (QR Code) và quản lý tra cứu tự động qua Sổ đăng ký điện tử công khai quốc tế.

Việc nắm vững đối tượng, thẩm quyền cơ quan và quy trình nộp hồ sơ xin cấp chứng nhận Apostille là chìa khóa then chốt giúp các cá nhân, doanh nghiệp chủ động hoàn thiện giấy tờ giao dịch quốc tế một cách hợp pháp, nhanh chóng và tiết kiệm tối đa chi phí.