TÓM TẮT CÔNG ƯỚC VỀ XOÁ BỎ VIỆC HỢP PHÁP HOÁ GIẤY TỜ CÔNG VỤ CỦA NƯỚC NGOÀI (CÔNG ƯỚC APOSTILLE 1961)

Công ước về xoá bỏ việc hợp pháp hoá giấy tờ công vụ của nước ngoài (thường được gọi là Công ước Apostille) được ký kết tại Hague ngày 5 tháng 10 năm 1961. Đây là một điều ước quốc tế đa phương quan trọng nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu thông và sử dụng các giấy tờ công vụ giữa các quốc gia thành viên bằng cách bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

1. Phạm vi áp dụng và các định nghĩa cốt lõi (Điều 1 và Điều 2)

Công ước xác định rõ phạm vi điều chỉnh đối với các loại giấy tờ công vụ được ban hành tại một nước ký kết và cần được xuất trình, thi hành trên lãnh thổ của một nước ký kết khác:

• Các loại giấy tờ công vụ thuộc phạm vi áp dụng:
  • Giấy tờ được ban hành bởi cơ quan hoặc người có thẩm quyền liên quan đến tòa án hoặc cơ quan tài pháp của quốc gia, bao gồm giấy tờ từ cơ quan công tố, thư ký tòa án hoặc thừa phát lại (huissier de justice).
  • Giấy tờ hành chính.
  • Giấy tờ công chứng.
  • Các xác nhận chính thức trên văn bản tư nhân được ký bởi cá nhân với thẩm quyền riêng biệt, chẳng hạn như xác nhận đăng ký văn bản, xác nhận sự tồn tại của văn bản vào một thời điểm nhất định và các xác nhận được công chứng viên ký.
• Các trường hợp ngoại lệ không áp dụng:
  • Các văn bản, giấy tờ được lập bởi cơ quan ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự.
  • Các giấy tờ hành chính trực tiếp giải quyết hoặc liên quan đến các vụ việc thương mại hoặc hải quan.
• Định nghĩa về hợp pháp hóa: Công ước định nghĩa hợp pháp hóa là thủ tục chính thức do cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự của nước nơi giấy tờ được sử dụng thực hiện nhằm xác nhận tính xác thực của chữ ký, tư cách của người ký, năng lực của người thi hành văn bản và xác nhận con dấu hoặc tem trên giấy tờ đó. Theo Công ước, các nước thành viên cam kết miễn hoàn toàn thủ tục này đối với các giấy tờ thuộc phạm vi điều chỉnh.

2. Thủ tục chứng nhận thay thế bằng Giấy chứng nhận Apostille (Điều 3, Điều 4 và Điều 5)

Để thay thế cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự phức tạp, Công ước thiết lập một cơ chế xác thực đơn giản và thống nhất:

• Thủ tục xác thực duy nhất: Thủ tục duy nhất có thể được yêu cầu để chứng thực chữ ký, tư cách người ký và con dấu/tem trên văn bản là việc bổ sung một Giấy chứng nhận (Apostille) do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia ban hành văn bản cấp.
• Trường hợp miễn trừ thủ tục: Không được yêu cầu Giấy chứng nhận này nếu luật pháp, quy định, thực tiễn áp dụng tại quốc gia nơi văn bản được sử dụng, hoặc thỏa thuận giữa hai hay nhiều quốc gia thành viên đã bãi bỏ, đơn giản hóa hoặc miễn trừ thủ tục hợp pháp hóa cho văn bản đó.
• Hình thức và ngôn ngữ của Giấy chứng nhận: Giấy chứng nhận được thể hiện trực tiếp trên văn bản hoặc đính kèm dưới dạng bản đính kèm (allonge) theo mẫu chuẩn đính kèm Công ước. Giấy chứng nhận có thể được lập bằng ngôn ngữ chính thức của cơ quan cấp, các điều khoản cơ bản có thể viết bằng ngôn ngữ thứ hai, nhưng tiêu đề bắt buộc phải ghi bằng tiếng Pháp: "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)".
• Giá trị pháp lý của Giấy chứng nhận: Giấy chứng nhận được cấp theo yêu cầu của người ký hoặc bất kỳ người nào lưu giữ văn bản. Khi được cấp hợp thức, Giấy chứng nhận xác nhận tính xác thực của chữ ký, năng lực của người ký và nhận dạng con dấu/tem trên văn bản. Bản thân chữ ký, con dấu và tem trên Giấy chứng nhận cũng được miễn hoàn toàn thủ tục hợp pháp hóa.

3. Chỉ định cơ quan thẩm quyền và công tác quản lý lưu trữ (Điều 6 và Điều 7)

Công ước quy định trách nhiệm của các quốc gia thành viên trong việc tổ chức hệ thống cấp và quản lý chứng nhận:

• Chỉ định cơ quan có thẩm quyền: Mỗi nước ký kết có trách nhiệm tự chỉ định các cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận phù hợp với chức năng hệ thống cơ quan của nước mình. Danh sách các cơ quan này phải được thông báo cho Bộ Ngoại giao Hà Lan tại thời điểm nộp văn kiện phê chuẩn, gia nhập hoặc tuyên bố gia hạn, cũng như khi có bất kỳ sự thay đổi nào.
• Nghĩa vụ lập sổ đăng ký lưu trữ: Cơ quan được chỉ định phải duy trì một sổ đăng ký hoặc thư mục để ghi lại các Giấy chứng nhận đã cấp, bao gồm các thông tin: số và ngày cấp chứng nhận; tên và chức vụ của người ký giấy tờ công vụ (hoặc tên cơ quan đóng dấu/dán tem đối với giấy tờ không có chữ ký).
• Xác minh thông tin: Theo yêu cầu của bất kỳ người nào có liên quan, cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận xem thông tin trên Giấy chứng nhận được xuất trình có khớp với dữ liệu được ghi nhận trong sổ đăng ký hay không.

4. Mối quan hệ với các điều ước khác và nghĩa vụ ngăn chặn (Điều 8 và Điều 9)

• Mối quan hệ với các hiệp định khác: Trong trường hợp giữa các nước ký kết tồn tại các hiệp định, công ước hoặc thỏa thuận khác có quy định về thủ tục chứng nhận chữ ký, con dấu hoặc tem, Công ước này sẽ chỉ thay thế và loại bỏ các quy định đó nếu các thủ tục của các hiệp định đó nghiêm ngặt hơn thủ tục quy định tại Điều 3 và Điều 4 của Công ước này.
• Nghĩa vụ của quốc gia thành viên: Mỗi nước ký kết phải chủ động thực hiện các biện pháp cần thiết để ngăn chặn các cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự của mình tiến hành thủ tục hợp pháp hóa trong những trường hợp mà Công ước đã quy định phải miễn trừ.

5. Các điều khoản thi hành, hiệu lực và thủ tục gia nhập (Từ Điều 10 đến Điều 15)

Công ước thiết lập các quy tắc rõ ràng về mặt thủ tục pháp lý quốc tế liên quan đến hiệu lực, gia nhập, mở rộng lãnh thổ và bãi bỏ:

• Ký kết và phê chuẩn: Công ước được mở để ký đối với các quốc gia tham dự Kỳ họp thứ 9 Hội nghị Hague về Luật Tư pháp quốc tế, cùng với Iceland, Ireland, Liechtenstein và Thổ Nhĩ Kỳ. Văn kiện phê chuẩn phải được lưu chiểu tại Bộ Ngoại giao Hà Lan.
• Hiệu lực thi hành: Công ước chính thức có hiệu lực sau 60 ngày kể từ ngày nộp văn kiện phê chuẩn thứ ba. Đối với các quốc gia phê chuẩn sau đó, Công ước sẽ có hiệu lực sau sáu mươi ngày kể từ ngày quốc gia đó nộp văn kiện phê chuẩn.
• Thủ tục gia nhập của quốc gia thứ ba: Bất kỳ quốc gia nào không thuộc danh sách ký kết ban đầu đều có thể xin gia nhập Công ước sau khi văn bản này có hiệu lực. Việc gia nhập chỉ có hiệu lực trong mối quan hệ giữa nước gia nhập và các nước thành viên hiện tại nếu không có nước thành viên nào phản đối trong vòng 6 tháng kể từ khi nhận được thông báo từ Bộ Ngoại giao Hà Lan. Công ước sẽ có hiệu lực giữa nước gia nhập và các nước không phản đối sau 60 ngày kể từ khi kết thúc thời hạn 6 tháng nêu trên.
• Mở rộng phạm vi lãnh thổ: Tại thời điểm ký, phê chuẩn hoặc gia nhập, các quốc gia có thể tuyên bố mở rộng phạm vi áp dụng Công ước đối với một hoặc nhiều lãnh thổ mà họ chịu trách nhiệm trong quan hệ quốc tế.
• Thời hạn hiệu lực và gia hạn tự động: Công ước có giá trị hiệu lực ban đầu là 5 năm kể từ ngày có hiệu lực chung. Nếu không có sự phản đối (tuyên bố bãi bỏ) được thông báo cho Bộ Ngoại giao Hà Lan ít nhất 6 tháng trước khi kết thúc thời hạn, Công ước sẽ tự động gia hạn hiệu lực thêm mỗi chu kỳ 5 năm. Việc phản đối của một quốc gia chỉ có hiệu lực đối với chính quốc gia đó và Công ước vẫn giữ nguyên giá trị đối với các quốc gia thành viên còn lại.
• Ngôn ngữ chính thức: Công ước được lập thành một bản duy nhất bằng tiếng Pháp và tiếng Anh, được lưu trữ tại cơ quan lưu trữ của Chính phủ Hà Lan. Trong trường hợp có sự khác biệt hoặc bất đồng về nghĩa giữa hai bản dịch, bản tiếng Pháp sẽ được ưu tiên áp dụng.