Tổng quan về Công ước tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp

Công ước về tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự và thương mại (thường gọi là Công ước tống đạt giấy tờ LaHay 1965) được ký kết vào ngày 15 tháng 11 năm 1965 tại LaHay. Đây là một điều ước quốc tế đa phương quan trọng nhằm thiết lập một cơ chế hợp lý, đơn giản hóa và thống nhất quy trình chuyển giao các văn bản tư pháp và ngoài tư pháp từ một quốc gia thành viên này sang một quốc gia thành viên khác trong lĩnh vực dân sự và thương mại, bảo đảm người nhận nhận được thông tin kịp thời để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Phạm vi áp dụng và trường hợp ngoại lệ (Điều 1)

• Phạm vi áp dụng: Công ước được áp dụng đối với tất cả các trường hợp cần chuyển giao giấy tờ tư pháp hoặc ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự và thương mại từ một quốc gia thành viên này sang một quốc gia thành viên khác để thực hiện việc tống đạt.
• Trường hợp ngoại lệ: Công ước quy định rõ ràng không áp dụng đối với các trường hợp không xác định hoặc không biết rõ địa chỉ của người nhận giấy tờ tống đạt.

Cơ chế Cơ quan Trung ương và Quy trình gửi yêu cầu tống đạt (Điều 2, 3, 4, 18)

• Chỉ định Cơ quan Trung ương: Mỗi Nước ký kết có nghĩa vụ chỉ định một Cơ quan Trung ương chịu trách nhiệm tiếp nhận các yêu cầu tống đạt từ các quốc gia thành viên khác và tiến hành các thủ tục tống đạt theo quy định. Cơ cấu tổ chức của cơ quan này do pháp luật của nước đó tự quyết định. Các nước liên bang có thể chỉ định nhiều Cơ quan Trung ương.
• Quy trình gửi yêu cầu: Cơ quan hoặc cán bộ tư pháp có thẩm quyền của nước yêu cầu sẽ gửi đơn yêu cầu trực tiếp cho Cơ quan Trung ương của nước nhận tống đạt. Yêu cầu tống đạt này hoàn toàn được miễn trừ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hoặc các thủ tục tương đương khác.
• Hồ sơ yêu cầu: Đơn yêu cầu phải được lập theo mẫu chuẩn ban hành kèm theo Công ước. Giấy tờ cần tống đạt hoặc bản sao phải được gửi kèm theo đơn yêu cầu và lập thành hai bộ hồ sơ.
• Xử lý yêu cầu không hợp lệ: Trong trường hợp Cơ quan Trung ương của nước nhận nhận thấy yêu cầu tống đạt không tuân thủ đúng các quy định của Công ước, cơ quan này phải lập tức thông báo cho người gửi và nêu rõ lý do từ chối thực hiện.

Các phương thức tống đạt và yêu cầu về ngôn ngữ (Điều 5, 7)

• Phương thức tống đạt: Cơ quan Trung ương nước nhận tống đạt tự mình thực hiện hoặc chuyển giao cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc tống đạt bằng một trong các cách thức sau:
  • Theo phương thức do pháp luật nước nhận quy định đối với việc tống đạt giấy tờ trong nước.
  • Theo phương thức đặc biệt do bên yêu cầu đề xuất, trừ trường hợp phương thức đó không phù hợp với pháp luật của nước nhận.
  • Tống đạt bằng hình thức giao trực tiếp nếu người nhận tự nguyện tiếp nhận (trừ khi phương thức đặc biệt nêu trên không cho phép).
• Yêu cầu dịch thuật: Nước nhận tống đạt có quyền yêu cầu các giấy tờ cần tống đạt phải được dịch sang ngôn ngữ chính thức hoặc một trong các ngôn ngữ chính thức của nước mình.
• Bản tóm tắt kèm theo: Một bản tóm tắt nội dung của các giấy tờ tống đạt (theo mẫu chuẩn) bắt buộc phải được gửi kèm và tống đạt đồng thời cho người nhận.
• Ngôn ngữ của mẫu đơn: Các điều khoản in sẵn trong mẫu đơn bắt buộc phải được viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp (có thể kèm theo ngôn ngữ của nước yêu cầu). Phần nội dung điền vào chỗ trống phải sử dụng ngôn ngữ của nước nhận tống đạt, tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.

Xác nhận kết quả tống đạt và chi phí thực hiện (Điều 6, 12)

• Giấy xác nhận kết quả: Sau khi thực hiện xong (hoặc không thể thực hiện), Cơ quan Trung ương hoặc cơ quan được ủy quyền của nước nhận phải hoàn thành Giấy xác nhận theo mẫu chuẩn. Giấy xác nhận phải ghi rõ phương pháp, thời gian, địa điểm tống đạt và danh tính người nhận. Nếu không tống đạt được, phải nêu rõ lý do cụ thể. Giấy xác nhận này được gửi trực tiếp lại cho người yêu cầu.
• Nguyên tắc miễn phí: Việc thực hiện tống đạt giấy tờ tư pháp giữa các quốc gia thành viên về nguyên tắc là hoàn toàn miễn phí.
• Các trường hợp ngoại lệ về chi phí: Người yêu cầu tống đạt chỉ phải thanh toán hoặc bồi hoàn chi phí trong các trường hợp:
  • Chi phí thuê nhân công hoặc trả công cho viên chức, người có thẩm quyền tống đạt theo quy định của nước nhận.
  • Chi phí phát sinh do yêu cầu áp dụng phương thức tống đạt đặc biệt.

Các kênh tống đạt thay thế và quyền phản đối của các quốc gia (Điều 8, 9, 10, 11)

• Kênh ngoại giao và lãnh sự (Điều 8, 9): Các nước thành viên được tự do tống đạt giấy tờ trực tiếp cho công dân nước mình đang ở nước ngoài thông qua cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự mà không áp dụng biện pháp cưỡng chế. Các nước cũng có thể sử dụng kênh lãnh sự (hoặc ngoại giao trong trường hợp đặc biệt) để chuyển giao giấy tờ đến cơ quan có thẩm quyền của nước nhận. Quốc gia thành viên có quyền phản đối phương thức này, trừ trường hợp tống đạt cho chính công dân của nước tống đạt.
• Kênh bưu điện và tống đạt trực tiếp (Điều 10): Nếu nước nhận không phản đối, Công ước cho phép:
  • Gửi giấy tờ tư pháp trực tiếp qua đường bưu điện cho đương sự ở nước ngoài.
  • Viên chức tư pháp hoặc người có thẩm quyền của nước yêu cầu thực hiện tống đạt trực tiếp thông qua viên chức tư pháp hoặc người có thẩm quyền của nước nhận.
  • Bất kỳ cá nhân liên quan nào thực hiện tống đạt trực tiếp thông qua các viên chức có thẩm quyền của nước nhận.
• Thỏa thuận song phương/đa phương (Điều 11): Công ước không ngăn cản các quốc gia thành viên thỏa thuận thiết lập các kênh liên lạc và tống đạt trực tiếp khác ngoài các kênh quy định trong Công ước.

Căn cứ từ chối thực hiện và giải quyết vướng mắc (Điều 13, 14)

• Căn cứ từ chối duy nhất: Nước nhận tống đạt chỉ được phép từ chối thực hiện yêu cầu nếu việc thực hiện đó xâm phạm đến chủ quyền hoặc an ninh quốc gia của mình.
• Các lý do không được từ chối: Nước nhận không được từ chối tống đạt với lý do pháp luật trong nước quy định quyền tài phán đặc biệt đối với vụ kiện hoặc không cho phép thực hiện hành động pháp lý tương tự.
• Thông báo từ chối: Khi từ chối, Cơ quan Trung ương phải lập tức thông báo và nêu rõ lý do cho người nộp đơn.
• Giải quyết tranh chấp: Mọi vướng mắc phát sinh trong quá trình chuyển giao và tống đạt giấy tờ sẽ được giải quyết thông qua con đường ngoại giao.

Bảo vệ quyền lợi của bị đơn vắng mặt tại phiên tòa (Điều 15, 16)

• Điều kiện tuyên phán quyết vắng mặt (Điều 15): Khi bị đơn vắng mặt, thẩm phán không được tuyên phán quyết trừ khi xác định được rằng giấy triệu tập đã được tống đạt hợp lệ theo pháp luật nước nhận hoặc đã được giao thực tế cho bị đơn trong một thời hạn hợp lý để họ thực hiện quyền bào chữa.
• Tuyên bố cho phép tuyên án sau thời hạn tối thiểu: Các quốc gia có thể tuyên bố cho phép thẩm phán ra phán quyết ngay cả khi chưa nhận được giấy xác nhận tống đạt nếu đáp ứng đủ các điều kiện:
  • Giấy tờ đã được gửi đi bằng một phương thức quy định trong Công ước.
  • Đã quá một thời hạn do thẩm phán ấn định nhưng không ít hơn 6 tháng kể từ ngày gửi giấy tờ đi.
  • Không nhận được bất kỳ chứng nhận nào dù đã nỗ lực liên hệ với cơ quan có thẩm quyền nước nhận.
  Trong trường hợp khẩn cấp, thẩm phán vẫn có quyền quyết định các biện pháp tạm thời.
• Khôi phục thời hạn kháng cáo (Điều 16): Nếu bản án vắng mặt được tuyên chống lại bị đơn, thẩm phán có quyền kéo dài thời hạn kháng cáo cho bị đơn nếu họ chứng minh được rằng:
  • Không do lỗi của mình, họ không biết về giấy tờ tống đạt hoặc bản án kịp thời để tự bảo vệ hoặc kháng cáo.
  • Họ có những lập luận phản hồi ban đầu có căn cứ đối với nội dung vụ kiện.
• Thời hạn yêu cầu khôi phục: Đơn yêu cầu khôi phục thời hạn kháng cáo phải được nộp trong một thời gian hợp lý từ khi biết về bản án. Các quốc gia có thể tuyên bố không thụ lý đơn nếu đã quá thời hạn quy định (nhưng thời hạn này không được ngắn hơn 1 năm kể từ ngày ra phán quyết). Quy định này không áp dụng đối với các phán quyết về tình trạng nhân thân hoặc năng lực pháp luật của cá nhân.

Giấy tờ ngoài tư pháp và các điều khoản thi hành (Điều 17 - 31)

• Giấy tờ ngoài tư pháp (Điều 17): Các văn bản ngoài tư pháp do cơ quan có thẩm quyền hoặc viên chức tư pháp của một nước thành viên ban hành cũng được phép chuyển giao để tống đạt tại nước thành viên khác theo các phương thức quy định tại Công ước này.
• Mối quan hệ với các Công ước khác (Điều 22 - 25): Công ước này thay thế các quy định từ Điều 1 đến Điều 7 của các Công ước về tố tụng dân sự ký tại LaHay năm 1905 và năm 1954 giữa các quốc gia là thành viên chung của các công ước này.
• Hiệu lực thi hành (Điều 27, 28, 30): Công ước có hiệu lực sau 60 ngày kể từ ngày lưu chiểu văn kiện phê chuẩn thứ ba. Đối với các nước gia nhập sau, Công ước có hiệu lực nếu trong vòng 6 tháng kể từ ngày thông báo gia nhập không có quốc gia thành viên nào phản đối. Công ước có giá trị hiệu lực trong thời hạn 5 năm và tự động gia hạn mỗi 5 năm nếu không có thông báo bãi ước trước ít nhất 6 tháng.
• Nghĩa vụ thông báo (Điều 21, 31): Bộ Ngoại giao Hà Lan đóng vai trò là cơ quan lưu chiểu và có trách nhiệm thông báo cho các nước thành viên về các văn kiện phê chuẩn, gia nhập, tuyên bố, phản đối, bãi ước hoặc thay đổi liên quan đến việc chỉ định cơ quan có thẩm quyền.

Hệ thống biểu mẫu chuẩn kèm theo Công ước

Công ước ban hành kèm theo một Phụ lục bắt buộc gồm ba mẫu văn bản chuẩn hóa quốc tế nhằm đảm bảo tính đồng bộ và dễ nhận diện:

• Đơn yêu cầu tống đạt ra nước ngoài (Request): Chứa thông tin của cơ quan yêu cầu, cơ quan nhận yêu cầu, thông tin người nhận, phương thức tống đạt đề xuất và danh mục tài liệu kèm theo.
• Giấy xác nhận (Certificate): Do cơ quan có thẩm quyền của nước nhận hoàn thành để xác nhận việc tống đạt đã hoàn thành (ghi rõ thời gian, địa điểm, phương thức, người nhận) hoặc lý do không thể thực hiện tống đạt.
• Bản tóm tắt nội dung giấy tờ được tống đạt (Summary of the Document to be Served): Bản tóm tắt ngắn gọn về tính chất, mục đích của giấy tờ tư pháp/ngoài tư pháp, thông tin các bên liên quan, thời hạn thực hiện và tòa án ra phán quyết để người nhận dễ dàng nắm bắt thông tin cốt lõi.