Trong kỷ nguyên số hiện nay, dữ liệu cá nhân đã trở thành một loại tài sản vô giá đối với mọi tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên, đi kèm với lợi ích là những trách nhiệm pháp lý vô cùng khắt khe. Một trong những yêu cầu quan trọng nhất mà các đơn vị xử lý dữ liệu phải tuân thủ chính là việc thực hiện đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.

Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp trong kỷ nguyên số (ảnh minh họa)

Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là gì?

Theo quy định mới nhất, đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân không đơn thuần là một thủ tục hành chính. Đây là quá trình phân tích, nhận diện và đánh giá các rủi ro có thể phát sinh trong suốt vòng đời xử lý dữ liệu, từ đó đưa ra các biện pháp kỹ thuật và tổ chức nhằm giảm thiểu tối đa các nguy cơ xâm phạm quyền lợi của chủ thể dữ liệu.

Tại Điều 21 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, pháp luật đã quy định rõ ràng về nghĩa vụ này. Việc thực hiện đánh giá giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát tình hình, thay vì chỉ đối phó khi sự cố rò rỉ dữ liệu đã xảy ra.

Những đối tượng nào bắt buộc phải thực hiện đánh giá tác động?

Không phải mọi cá nhân, tổ chức đều phải thực hiện thủ tục này, nhưng phạm vi áp dụng lại bao trùm hầu hết các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh hiện đại. Cụ thể, các đối tượng bao gồm:

• Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân: Tổ chức, cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu.
• Bên xử lý dữ liệu cá nhân: Đơn vị thực hiện xử lý dữ liệu thay mặt cho bên kiểm soát.
• Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân: Đơn vị vừa quyết định mục đích, vừa trực tiếp thực hiện việc xử lý.

Đáng chú ý, theo Điều 19 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, các đơn vị này phải lập và lưu giữ hồ sơ đánh giá tác động kể từ thời điểm bắt đầu hoạt động xử lý dữ liệu.

Các doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hồ sơ tuân thủ để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có (ảnh minh họa)

Quy trình và hồ sơ đánh giá tác động theo quy định mới nhất

Việc lập hồ sơ đánh giá tác động cần được thực hiện một cách bài bản và chi tiết. Một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Nghị định 356/2025/NĐ-CP bao gồm:

1. Báo cáo đánh giá tác động: Theo mẫu quy định, mô tả chi tiết mục đích, loại dữ liệu, các hoạt động xử lý và sơ đồ luồng dữ liệu.
2. Hợp đồng hoặc thỏa thuận xử lý dữ liệu: Thể hiện rõ ràng trách nhiệm giữa các bên liên quan.
3. Các chính sách bảo mật: Quy trình, quy định nội bộ về bảo vệ dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thời hạn 60 ngày kể từ ngày bắt đầu xử lý dữ liệu để gửi 01 bản chính hồ sơ về cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đây là mốc thời gian quan trọng mà các đơn vị cần lưu ý để tránh vi phạm thời hạn nộp hồ sơ.

Khi nào doanh nghiệp cần cập nhật hồ sơ đánh giá tác động?

Hồ sơ đánh giá tác động không phải là văn bản "đóng băng" sau khi nộp. Theo Điều 22 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Điều 20 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải cập nhật hồ sơ trong các trường hợp:

• Định kỳ 06 tháng một lần nếu có sự thay đổi về nội dung xử lý.
• Cập nhật ngay trong vòng 10 ngày khi có sự thay đổi về tổ chức (giải thể, phá sản), thay đổi đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh liên quan.

Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định về đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 mà còn tạo dựng niềm tin vững chắc với khách hàng và đối tác trong môi trường kinh doanh số đầy biến động.