Cuộc cách mạng chuyển đổi số trong lĩnh vực tư pháp đang bước sang một trang mới với sự ra đời của hình thức công chứng điện tử. Tuy nhiên, không phải mọi giao dịch đều có thể thực hiện qua màn hình máy tính. Theo quy định mới nhất, có những giới hạn nghiêm ngặt mà người dân và doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo quyền lợi pháp lý của mình.

Công chứng điện tử trực tuyến: Tiện lợi nhưng không phải là "vạn năng"

Việc áp dụng công chứng điện tử được kỳ vọng sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà. Tại Điều 48 Nghị định 104/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025), Chính phủ đã phân định rõ hai hình thức: công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến.

Trong khi công chứng điện tử trực tiếp (người yêu cầu công chứng có mặt trực tiếp tại tổ chức hành nghề công chứng) được áp dụng cho tất cả các giao dịch dân sự, thì hình thức trực tuyến lại có những rào cản nhất định nhằm đảm bảo tính xác thực và ý chí tự nguyện của các bên trong những giao dịch đặc thù.

02 trường hợp "ngoại lệ" không được công chứng trực tuyến từ 01/7/2025

Theo quy định tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP, công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng rộng rãi nhưng loại trừ 02 trường hợp sau:

• Di chúc: Đây là văn bản thể hiện ý chí cuối cùng của cá nhân về việc định đoạt tài sản sau khi chết. Do tính chất đặc biệt quan trọng và dễ phát sinh tranh chấp, việc công chứng di chúc vẫn đòi hỏi sự hiện diện trực tiếp để công chứng viên đánh giá năng lực hành vi dân sự và sự tự nguyện của người lập.
• Giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác: Các loại giấy tờ như giấy ủy quyền, tuyên bố từ chối nhận di sản... cũng nằm trong danh sách không được thực hiện trực tuyến hoàn toàn.

"Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng đối với giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác." - Trích Điều 48 Nghị định 104/2025/NĐ-CP.

Đối với các cơ quan đại diện ngoại giao, việc thực hiện công chứng điện tử sẽ tuân thủ theo các giao dịch quy định tại khoản 1 Điều 73 Luật Công chứng 2024.

Điều kiện để một văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý

Để một văn bản công chứng điện tử được công nhận, Điều 47 Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã đặt ra các tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe:

• Tính xác thực: Văn bản phải có QR-Code, đường link hoặc mã số riêng để kiểm tra.
• Chữ ký số: Phải có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Việc ký số của các bên tham gia phải có sự chứng kiến của công chứng viên (trừ trường hợp đã đăng ký chữ ký mẫu).
• Tính toàn vẹn: Mọi sửa đổi, bổ sung phải được thực hiện bằng văn bản điện tử riêng, đính kèm và hiển thị rõ ràng khi tham chiếu.

Việc nắm vững các quy định tại Luật Công chứng 2024 và các văn bản hướng dẫn sẽ giúp người dân chủ động hơn trong các giao dịch dân sự, đồng thời tận dụng tối đa lợi ích từ công nghệ mang lại mà vẫn đảm bảo an toàn pháp lý.