Trong quá trình hoạt động, việc chuyển dịch địa điểm kinh doanh hoặc thay đổi trụ sở chính là điều hết sức bình thường của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, một trong những vấn đề pháp lý khiến nhiều chủ doanh nghiệp lúng túng chính là: Thay đổi trụ sở công ty có phải thay đổi mẫu dấu không?

Để trả lời câu hỏi này, chúng ta cần xem xét kỹ các quy định về quyền tự chủ con dấu tại thời điểm hiện tại (năm 2019) theo quy định của pháp luật doanh nghiệp.

1. Quyền tự chủ về con dấu của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2014

Kể từ khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, tư duy về con dấu của doanh nghiệp đã thay đổi căn bản. Con dấu không còn là công cụ quản lý hành chính của Nhà nước mà trở thành tài sản, công cụ nhận diện của riêng doanh nghiệp.

Cụ thể, tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:

"1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây: a) Tên doanh nghiệp; b) Mã số doanh nghiệp."

Như vậy, pháp luật chỉ bắt buộc con dấu phải có Tên doanh nghiệp và Mã số doanh nghiệp. Các thông tin khác như địa chỉ trụ sở (quận, huyện, tỉnh, thành phố) là nội dung không bắt buộc. Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền tự thiết kế mẫu dấu với các hình dạng khác nhau như tròn, vuông, đa giác... và chọn màu mực tùy ý.

2. Thay đổi trụ sở có phải đổi mẫu dấu không? Phân tích 2 trường hợp cụ thể

Việc có phải làm lại con dấu hay không phụ thuộc hoàn toàn vào việc doanh nghiệp đã đăng ký nội dung gì trên con dấu trước đó. Có hai kịch bản xảy ra như sau:

Trường hợp 1: Con dấu CÓ thể hiện thông tin địa chỉ trụ sở

Nếu trên mặt con dấu hiện tại của công ty có khắc kèm thông tin địa chỉ (ví dụ: Quận Cầu Giấy - TP. Hà Nội), thì khi doanh nghiệp chuyển trụ sở sang địa bàn khác (ví dụ: sang Quận Đống Đa hoặc sang tỉnh khác), thông tin trên con dấu sẽ không còn chính xác với thực tế đăng ký kinh doanh.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp BẮT BUỘC phải làm lại con dấu mới và thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Trường hợp 2: Con dấu KHÔNG thể hiện thông tin địa chỉ trụ sở

Đây là xu hướng phổ biến hiện nay để tối giản hóa thủ tục hành chính. Nếu con dấu của bạn chỉ bao gồm Tên công ty và Mã số thuế, thì dù bạn có chuyển trụ sở từ Bắc vào Nam, con dấu vẫn hoàn toàn hợp lệ và có giá trị pháp lý.

Lúc này, doanh nghiệp KHÔNG PHẢI thay đổi con dấu và cũng không cần thực hiện thêm bất kỳ thủ tục nào liên quan đến mẫu dấu khi thay đổi trụ sở chính.

3. Thủ tục thông báo mẫu con dấu khi có thay đổi

Theo quy định tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP, cụ thể là tại Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Các trường hợp phải thông báo bao gồm:

• Làm con dấu lần đầu sau khi thành lập;
• Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu hoặc màu mực dấu;
• Hủy mẫu con dấu.

Lưu ý quan trọng: Trước khi sử dụng con dấu mới, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Sau khi nhận thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận và đăng tải mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để tránh các thủ tục rườm rà mỗi khi thay đổi địa điểm kinh doanh, các chuyên gia pháp lý thường khuyên doanh nghiệp khi khắc dấu không nên đưa thông tin địa chỉ vào nội dung con dấu. Việc chỉ để Tên và Mã số doanh nghiệp vừa đảm bảo đúng luật, vừa giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quá trình phát triển và thay đổi quy mô văn phòng.

Hy vọng bài viết đã giúp quý doanh nghiệp làm rõ vấn đề thay đổi trụ sở và con dấu. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục đăng ký kinh doanh, hãy liên hệ với các đơn vị tư vấn pháp luật uy tín để được hỗ trợ kịp thời.