Trong những năm gần đây, đặc biệt là giai đoạn năm 2020, tình trạng lạm dụng, trục lợi quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) thông qua chế độ thai sản diễn biến phức tạp. Để bảo vệ nguồn quỹ, cơ quan BHXH đã tăng cường công tác hậu kiểm, thanh tra đột xuất tại các đơn vị có dấu hiệu bất thường. Việc nắm vững quy định và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua các kỳ thanh tra một cách thuận lợi mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Tại sao doanh nghiệp dễ bị "sờ gáy" về chế độ thai sản?

Thực tế cho thấy, cơ quan BHXH thường tập trung thanh tra vào các doanh nghiệp có lao động nữ sinh con nhưng thời gian đóng bảo hiểm chỉ vừa đủ điều kiện tối thiểu. Cụ thể, theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, điều kiện để hưởng chế độ thai sản khi sinh con là:

“2. Người lao động quy định tại các điểm b, c và d khoản 1 Điều này phải đóng bảo hiểm xã hội từ đủ 06 tháng trở lên trong thời gian 12 tháng trước khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi.

3. Người lao động quy định tại điểm b khoản 1 Điều này đã đóng bảo hiểm xã hội từ đủ 12 tháng trở lên mà khi mang thai phải nghỉ việc để dưỡng thai theo chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền thì phải đóng bảo hiểm xã hội từ đủ 03 tháng trở lên trong thời gian 12 tháng trước khi sinh con.”

Các trường hợp có thời gian tham gia BHXH từ 06 đến 08 tháng trước khi sinh, hoặc có sự biến động bất thường về mức đóng (tăng lương đột ngột trước khi nghỉ thai sản) thường bị nghi ngờ là "gửi đóng" bảo hiểm hoặc ký hợp đồng lao động giả tạo. Để chấn chỉnh tình trạng này, BHXH Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo như Công văn số 1973/BHXH-CSXH ngày 27/5/2017, yêu cầu rà soát kỹ các hồ sơ có dấu hiệu trục lợi.

Danh mục hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi bị thanh tra

Khi đoàn thanh tra làm việc, mục tiêu chính của họ là xác minh xem người lao động đó có thực sự làm việc và hưởng lương tại doanh nghiệp hay không. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị hệ thống chứng từ chứng minh quan hệ lao động thực tế, bao gồm:

1. Hồ sơ pháp lý và nhân sự

• Hợp đồng lao động: Bản gốc hợp đồng lao động ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động.
• Hồ sơ cá nhân: Sơ yếu lý lịch có xác nhận, đơn xin việc, bản sao văn bằng, chứng chỉ chuyên môn phù hợp với vị trí công việc đang đảm nhiệm.
• Hệ thống thang lương, bảng lương: Đã được đăng ký hoặc thông báo với cơ quan quản lý nhà nước về lao động (theo quy định tại thời điểm năm 2020).

2. Chứng từ chứng minh quá trình làm việc và hưởng lương

• Bảng chấm công: Thể hiện ngày công làm việc thực tế của người lao động cho đến ngày nghỉ thai sản.
• Bảng thanh toán tiền lương: Có chữ ký nhận tiền của người lao động hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng (đây là bằng chứng thép để chứng minh việc trả lương thực tế).
• Quyết toán thuế: Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) có thể hiện chi phí tiền lương của người lao động đó.

3. Hồ sơ chuyên biệt cho chế độ thai sản

• Sổ BHXH: Đã được chốt quá trình đóng đến thời điểm nghỉ.
• Giấy tờ của con: Bản sao giấy khai sinh hoặc giấy chứng sinh của con.
• Quyết định liên quan: Quyết định cho nghỉ hưởng chế độ thai sản; nếu sau khi hết thời gian thai sản mà người lao động nghỉ việc thì phải có Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động kèm theo.

Xử lý vi phạm nếu phát hiện trục lợi bảo hiểm

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, nếu bị kết luận là có hành vi giả tạo hồ sơ để trục lợi quỹ bảo hiểm, mức phạt hiện nay là rất nặng. Theo quy định tại Nghị định 28/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 15/4/2020), hành vi làm giả, làm sai lệch nội dung hồ sơ BHXH để trục lợi mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với mỗi hồ sơ vi phạm.

Chính vì vậy, sự minh bạch trong quản lý nhân sự và lưu trữ hồ sơ khoa học là "chìa khóa" giúp doanh nghiệp an tâm trước mọi đợt thanh tra. Nếu doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, việc thanh tra chỉ là thủ tục hành chính thông thường để xác nhận quyền lợi chính đáng cho người lao động.