Việc quản lý và sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam luôn đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành. Đặc biệt, khi giấy phép lao động sắp hết hạn, doanh nghiệp và người lao động cần chủ động thực hiện thủ tục gia hạn để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và thủ tục gia hạn giấy phép lao động theo quy định mới nhất tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

1. Điều kiện và hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, để được gia hạn, giấy phép lao động hiện tại phải còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày hết hạn. Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ quan trọng sau:

• Văn bản đề nghị: Người sử dụng lao động cần chuẩn bị báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định.
• Giấy khám sức khỏe: Phải được cấp bởi cơ sở y tế có thẩm quyền trong vòng 12 tháng. Trường hợp kết quả đã được kết nối trên Hệ thống thông tin y tế quốc gia thì không cần nộp bản giấy.
• Ảnh chân dung: 02 ảnh màu (4cm x 6cm), phông nền trắng, chụp trong vòng 06 tháng gần nhất.
• Giấy phép lao động cũ: Bản gốc giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp trước đó.
• Hộ chiếu: Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật.
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: Tùy vào vị trí (nhà quản lý, chuyên gia, lao động kỹ thuật) mà cần các văn bản cử đi làm việc, hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.

2. Trình tự, thủ tục thực hiện gia hạn

Quy trình thực hiện được quy định cụ thể tại Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP với các bước như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, hoặc nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Ban Quản lý các khu công nghiệp, khu kinh tế) nơi người lao động làm việc.

Bước 2: Thẩm định và xử lý
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và thực hiện gia hạn giấy phép lao động. Trường hợp từ chối, cơ quan phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do.

Bước 3: Ký kết hợp đồng lao động
Đối với trường hợp làm việc theo hình thức hợp đồng lao động, sau khi được gia hạn giấy phép, hai bên phải tiến hành ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc.

"Sau khi người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động."

3. Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn

Một điểm quan trọng cần lưu ý là giấy phép lao động chỉ được gia hạn 01 lần duy nhất với thời hạn tối đa là 02 năm. Thời hạn cụ thể sẽ căn cứ vào thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến, văn bản cử làm việc của phía nước ngoài hoặc thời hạn hoạt động của doanh nghiệp tại Việt Nam.

Việc nắm vững các quy định mới tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo sự ổn định cho nguồn nhân lực chất lượng cao từ nước ngoài, góp phần vào sự phát triển bền vững của đơn vị.