Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên có những thay đổi nhỏ về thông tin liên lạc hoặc các thông tin không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật, việc thực hiện Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp là thủ tục bắt buộc mà các chủ doanh nghiệp cần lưu ý trong năm 2018.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục cập nhật thông tin doanh nghiệp

Tại thời điểm tháng 08/2018, các hoạt động đăng ký và thay đổi thông tin doanh nghiệp được điều chỉnh trực tiếp bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Các trường hợp cần thực hiện thông báo bổ sung, cập nhật thông tin

Theo quy định tại Điều 49 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp có nghĩa vụ cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bao gồm:

• Thay đổi số điện thoại, số fax, email, địa chỉ website của doanh nghiệp;
• Thay đổi thông tin về chứng minh nhân dân, địa chỉ hộ khẩu thường trú của người đại diện theo pháp luật, thành viên, cổ đông (trừ trường hợp làm thay đổi nội dung đăng ký);
• Cập nhật thông tin do có sự thay đổi về địa giới hành chính (tên đường, phường, quận...);
• Bổ sung các thông tin khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

Mẫu Thông báo bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-5)

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT mà doanh nghiệp cần sử dụng:

(TÊN DOANH NGHIỆP) Số:..............

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------o0o------ ......, ngày...... tháng...... năm......

THÔNG BÁO

Về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ....................

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ........................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ....................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu không có mã số thuế): ............... Ngày cấp: .../.../...... Nơi cấp: .........

Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp như sau:

.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký và ghi rõ họ tên)

Hướng dẫn quy trình nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Để hoàn tất việc cập nhật thông tin, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ bao gồm Thông báo theo mẫu trên và các giấy tờ chứng minh sự thay đổi (nếu có, ví dụ: bản sao CMND mới, quyết định của cơ quan nhà nước về thay đổi địa giới hành chính).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Việc không cập nhật kịp thời các thông tin như số điện thoại hoặc địa chỉ liên lạc có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị bỏ lỡ các thông báo quan trọng từ cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh, thậm chí có thể bị đưa vào danh sách doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở. Do đó, ngay khi có sự thay đổi, người đại diện theo pháp luật cần chủ động thực hiện thủ tục này theo đúng quy định tại Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2014.