Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi các thông tin như địa chỉ, người đứng đầu hoặc tên gọi của văn phòng đại diện là nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước. Khi đó, Giấy ủy quyền trở thành văn bản pháp lý bắt buộc để hợp pháp hóa vai trò của người đi nộp hồ sơ.

Căn cứ pháp lý áp dụng trong năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý sự thay đổi trong quy định về đăng ký kinh doanh. Cụ thể, các thủ tục này được điều chỉnh bởi:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) với nhiều điểm mới về đơn giản hóa hồ sơ và chuẩn hóa dữ liệu.

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung về phạm vi và thời hạn ủy quyền.

Mẫu Giấy ủy quyền thay đổi nội dung đăng ký văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được cập nhật theo các quy định mới nhất tính đến tháng 12/2018:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY ỦY QUYỀN

(Về việc thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)

Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: ........................... do ........................... cấp ngày ...........................

Địa chỉ trụ sở chính: ....................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ........................................... Chức vụ: ...........................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN

Họ và tên: ........................................................... Giới tính: .......................................

Số CMND/Thẻ căn cước: ........................... do ........................... cấp ngày ...........................

Hộ khẩu thường trú: ....................................................................................................

Chỗ ở hiện tại: ............................................................................................................

III. PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện (Tên văn phòng đại diện: ...........................) tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ...........................

2. Nội dung công việc bao gồm: Nộp hồ sơ, sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh, nhận kết quả (Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện), nộp lệ phí và ký các giấy tờ liên quan trong phạm vi công việc.

3. Thời hạn ủy quyền: Kể từ ngày ký đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản chấm dứt ủy quyền.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ thay đổi nội dung văn phòng đại diện

Bên cạnh Giấy ủy quyền, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP bao gồm:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Mẫu Phụ lục II-11 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
2. Quyết định bằng văn bản của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên) về việc thay đổi nội dung đăng ký văn phòng đại diện.
3. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (nếu có thay đổi thông tin trên giấy).
4. Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền (CMND hoặc Thẻ căn cước công dân).

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục năm 2018

Với sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm mới sau:

• Về con dấu: Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu vào Giấy ủy quyền nếu Điều lệ công ty không quy định bắt buộc. Tuy nhiên, để tránh các rắc rối phát sinh tại một số địa phương, việc đóng dấu vẫn được khuyến khích.
• Đăng ký qua mạng: Khuyến khích thực hiện đăng ký qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện thay đổi nội dung đăng ký cho doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị một bản Giấy ủy quyền chính xác không chỉ giúp người được ủy quyền tự tin làm việc với cơ quan chức năng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Hy vọng mẫu văn bản và hướng dẫn trên sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký văn phòng đại diện.