Trong hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp, việc lựa chọn và thay đổi phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) là một nghiệp vụ quan trọng nhằm tối ưu hóa chi phí và phản ánh đúng giá trị hao mòn tài sản. Tuy nhiên, theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC, việc thay đổi này không được thực hiện tùy tiện mà phải tuân thủ các điều kiện và thủ tục thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Quy định về thay đổi phương pháp trích khấu hao tài sản cố định

Căn cứ theo quy định tại Điều 13 Thông tư 45/2013/TT-BTC, doanh nghiệp có quyền tự quyết định phương pháp trích khấu hao và thời gian trích khấu hao TSCĐ. Tuy nhiên, pháp luật cũng đặt ra những giới hạn nghiêm ngặt:

"4. Phương pháp trích khấu hao áp dụng cho từng TSCĐ mà doanh nghiệp đã lựa chọn và thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý phải được thực hiện nhất quán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ. Trường hợp đặc biệt cần thay đổi phương pháp trích khấu hao, doanh nghiệp phải giải trình rõ sự thay đổi về cách thức sử dụng TSCĐ để đem lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp. Mỗi tài sản cố định chỉ được phép thay đổi một lần phương pháp trích khấu hao trong quá trình sử dụng và phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp."

Như vậy, khi có nhu cầu thay đổi, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ giải trình và thông báo bằng văn bản. Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ, việc sử dụng Giấy ủy quyền là bắt buộc để hợp pháp hóa tư cách của người thực hiện thủ tục.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi làm việc với cơ quan thuế?

Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền. Trong bối cảnh doanh nghiệp, việc ủy quyền cho nhân viên kế toán hoặc đơn vị dịch vụ thuế giúp quy trình nộp thông báo thay đổi phương pháp khấu hao diễn ra thuận lợi, tránh các rắc rối về mặt hành chính khi cơ quan thuế yêu cầu xác minh thẩm quyền ký kết và nộp văn bản.

Mẫu Giấy ủy quyền thông báo thay đổi phương pháp trích khấu hao tài sản cố định

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền chuyên dụng dành cho doanh nghiệp thực hiện thủ tục này tại thời điểm năm 2019:

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thay đổi phương pháp khấu hao

• Tính nhất quán: Phương pháp khấu hao phải được thực hiện nhất quán. Việc thay đổi chỉ được chấp nhận trong các trường hợp đặc biệt và phải có giải trình hợp lý về lợi ích kinh tế.
• Giới hạn thay đổi: Hãy nhớ rằng mỗi tài sản cố định chỉ được phép thay đổi phương pháp trích khấu hao 01 lần duy nhất trong suốt quá trình sử dụng.
• Thời điểm thông báo: Doanh nghiệp phải gửi thông báo cho cơ quan thuế trước khi bắt đầu thực hiện phương pháp mới.
• Hồ sơ kèm theo: Ngoài Giấy ủy quyền, người đi nộp cần mang theo bản sao CMND/CCCD và văn bản giải trình chi tiết lý do thay đổi phương pháp khấu hao của doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị loại chi phí khấu hao khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.