Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, Hội đồng thành viên có thể quyết định tạm dừng hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, để thủ tục này được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận, việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định là điều bắt buộc. Trong đó, Giấy ủy quyền thông báo tạm ngừng kinh doanh đóng vai trò then chốt nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ.

Căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh năm 2019

Tại thời điểm hiện tại (tháng 02/2019), các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến sự thay đổi của quy định về đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể, thủ tục này được điều chỉnh bởi các văn bản sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Đặc biệt là Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018) đã có những sửa đổi quan trọng về hồ sơ và thủ tục.

Theo quy định tại Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tạm ngừng kinh doanh nhưng phải thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất 15 ngày trước ngày tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi thông báo tạm ngừng kinh doanh?

Thông thường, người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH hai thành viên trở lên sẽ là người ký các văn bản trong hồ sơ. Tuy nhiên, thực tế không phải lúc nào họ cũng có thời gian trực tiếp làm việc với Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư. Khi đó, việc ủy quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thay là giải pháp tối ưu.

Giấy ủy quyền không chỉ là căn cứ để cơ quan nhà nước xác định tư cách của người nộp hồ sơ mà còn là văn bản bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, giới hạn phạm vi công việc mà người được ủy quyền được phép thực hiện.

Mẫu Giấy ủy quyền thông báo tạm ngừng kinh doanh chi tiết

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được xây dựng dựa trên thực tiễn pháp lý năm 2019, đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp nhận:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2019

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2019/GUQ-TNKD

(Về việc thực hiện thủ tục thông báo tạm ngừng kinh doanh)

I. BÊN ỦY QUYỀN (DOANH NGHIỆP)

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………… do Sở Kế hoạch và Đầu tư …………… cấp ngày ……………

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………

Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: ……………… Cấp ngày: …………… Tại: ……………

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN

Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………

Số Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước: ……………… do …………… cấp ngày ……………

Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. NỘI DUNG VÀ PHẠM VI ỦY QUYỀN

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền thực hiện các công việc sau tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố ……………:

• Nộp hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh của Công ty;
• Nhận kết quả (Giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh);
• Nộp, bổ sung, sửa đổi hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh (nếu có).

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc nêu trên.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất các công việc nêu tại Mục III hoặc cho đến khi có văn bản thay thế/hủy bỏ ủy quyền của Bên ủy quyền.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo và sử dụng

Để tránh việc hồ sơ bị trả lại gây mất thời gian, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Thông tin chính xác: Mọi thông tin về mã số thuế, địa chỉ trụ sở phải khớp hoàn toàn với dữ liệu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Con dấu: Giấy ủy quyền của pháp nhân (doanh nghiệp) bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của công ty.
3. Thời hạn thông báo: Theo Điều 57 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký chậm nhất 15 ngày trước ngày tạm ngừng kinh doanh.
4. Kèm theo bản sao giấy tờ định danh: Khi đi nộp hồ sơ, người được ủy quyền phải mang theo bản sao có chứng thực CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực để đối chiếu.

Việc chuẩn bị một Giấy ủy quyền thông báo tạm ngừng kinh doanh chỉn chu không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn giúp quá trình làm việc với cơ quan nhà nước trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn.