Trong quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là đối với mô hình Công ty hợp danh, việc theo dõi và quản lý nhân sự không chỉ là yêu cầu về mặt hành chính mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc. Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2012, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước.

1. Căn cứ pháp lý và nghĩa vụ lập sổ quản lý lao động

Tại thời điểm năm 2019, việc lập sổ quản lý lao động được điều chỉnh trực tiếp bởi các văn bản sau:

• Điều 12 Bộ luật Lao động 2012 quy định về trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động.
• Nghị định 05/2015/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết một số nội dung của Bộ luật Lao động.
• Đặc biệt là Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH hướng dẫn về việc lập, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động.

Theo quy định, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, công ty hợp danh phải lập sổ quản lý lao động tại trụ sở hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện. Sổ có thể được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản về nhân thân, trình độ và quá trình làm việc của người lao động.

2. Các thông tin bắt buộc trong Sổ quản lý lao động

Một cuốn sổ quản lý lao động đúng quy định cần phải thể hiện đầy đủ các trường thông tin sau:

• Thông tin cá nhân: Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, địa chỉ thường trú, số CMND/Hộ chiếu.
• Trình độ chuyên môn: Trình độ kỹ thuật, bậc kỹ năng nghề.
• Thông tin hợp đồng: Vị trí làm việc, loại hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu và kết thúc làm việc.
• Chế độ đãi ngộ: Tiền lương cơ bản, các khoản phụ cấp, việc tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
• Quá trình làm việc: Nâng lương, kỷ luật lao động, tai nạn lao động (nếu có).

3. Rủi ro pháp lý khi không lập sổ quản lý lao động

Nhiều công ty hợp danh thường xem nhẹ việc ghi chép sổ này, dẫn đến những rủi ro khi có đoàn thanh tra liên ngành. Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động (Nghị định 88/2015/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 95/2013/NĐ-CP), hành vi không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ không đúng quy định có thể bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

"Người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi chép, cập nhật đầy đủ các thông tin về người lao động kể từ ngày bắt đầu làm việc; thực hiện quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động khi có yêu cầu."

4. Mẫu Sổ quản lý lao động cho Công ty hợp danh

Dưới đây là mẫu biểu chi tiết mà các doanh nghiệp có thể tham khảo để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự của mình:

(TÊN DOANH NGHIỆP): ..............................

Địa chỉ: ...............................................

SỔ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG

Hy vọng mẫu sổ và những hướng dẫn trên sẽ giúp các Công ty hợp danh thực hiện đúng quy định pháp luật lao động hiện hành, đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động.