Trong hoạt động quản trị nhân sự tại Việt Nam, việc thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm cho người lao động không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là yếu tố then chốt để đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội. Một khi doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động, quy trình báo tăng và lập Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm trở thành nhiệm vụ bắt buộc hàng tháng.

1. Bước chuyển mình từ Mẫu D02-TS sang Mẫu D02-LT

Trước đây, các đơn vị sử dụng lao động đã quen thuộc với mẫu D02-TS được ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017. Tuy nhiên, nhằm đáp ứng yêu cầu liên thông dữ liệu và quản lý tình hình sử dụng lao động chặt chẽ hơn, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành Quyết định 1040/QĐ-BHXH năm 2020, chính thức thay thế mẫu cũ bằng Mẫu D02-LT.

Điểm khác biệt cốt lõi của Mẫu D02-LT so với người tiền nhiệm chính là tính chi tiết và đa mục tiêu. Mẫu mới không chỉ phục vụ việc đóng BHXH, BHYT mà còn kiêm luôn vai trò Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ cho cơ quan quản lý nhà nước. Các thông tin bổ sung như: Số CCCD/Hộ chiếu, vị trí việc làm cụ thể, loại hợp đồng lao động và thời điểm bắt đầu/kết thúc đóng bảo hiểm được yêu cầu kê khai vô cùng tỉ mỉ.

Mục đích của Mẫu D02-LT: Để đơn vị, doanh nghiệp đăng ký; truy thu, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và khai báo tình hình sử dụng lao động đối với người lao động thuộc đơn vị.

2. Hướng dẫn chi tiết cách lập Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm

Việc lập danh sách cần dựa trên các căn cứ pháp lý vững chắc như Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS), Hợp đồng lao động, Quyết định tuyển dụng hoặc nâng lương. Dưới đây là các lưu ý quan trọng khi kê khai các cột chỉ tiêu:

• Thông tin định danh: Cột (4), (5), (6) yêu cầu ghi chính xác ngày tháng năm sinh, giới tính và số CCCD/CMND. Riêng hộ chiếu chỉ áp dụng cho người lao động nước ngoài.
• Vị trí và cấp bậc: Cột (7) đến (11) yêu cầu phân loại rõ ràng nhóm đối tượng (nhà quản lý, chuyên môn kỹ thuật, lao động giản đơn...) để cơ quan chức năng thống kê cơ cấu lao động.
• Tiền lương và phụ cấp: Cột (12) ghi mức lương đóng bảo hiểm. Nếu hưởng lương theo Nhà nước thì ghi hệ số; nếu lương do doanh nghiệp quyết định thì ghi số tiền cụ thể bằng đồng Việt Nam.
• Thời điểm đóng: Cột (25) và (26) là mốc thời gian cực kỳ quan trọng để xác định thời gian tham gia bảo hiểm liên tục của người lao động.

3. Những lưu ý "vàng" cho doanh nghiệp trong năm 2023

Tính đến thời điểm tháng 6/2023, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến việc cập nhật các văn bản sửa đổi bổ sung quy trình thu. Cụ thể, Quyết định 948/QĐ-BHXH năm 2023 vừa ra đời đã có những điều chỉnh nhất định về quy trình quản lý sổ BHXH và thẻ BHYT.

Doanh nghiệp cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của dữ liệu. Mọi sai sót trong việc kê khai Mẫu D02-LT có thể dẫn đến việc chậm trễ trong việc giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản hoặc thất nghiệp cho nhân viên, thậm chí khiến doanh nghiệp đối mặt với các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Nếu đơn vị có số lượng lao động lớn, cơ quan BHXH khuyến khích việc tách nhóm theo mã đơn vị trực thuộc (tối đa 6 ký tự) tại cột (2) để thuận tiện cho việc trả thẻ BHYT và quản lý hồ sơ. Ngoài ra, việc kê khai đầy đủ các khoản phụ cấp lương và bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động là bắt buộc để đảm bảo quyền lợi tối đa cho người tham gia.

Trên đây là những phân tích chuyên sâu về Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm theo mẫu mới nhất. Để đảm bảo hồ sơ luôn đúng quy định và tránh các sai sót không đáng có, quý doanh nghiệp nên thường xuyên đối chiếu với các văn bản hợp nhất mới nhất như Văn bản hợp nhất 2525/VBHN-BHXH năm 2023.

Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về quy trình kê khai hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến bảo hiểm xã hội, xin mời quý khách hàng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời và chính xác nhất.