Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH một thành viên, việc xác lập và bảo vệ quyền sở hữu công nghiệp là yếu tố sống còn để duy trì lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, không ít trường hợp doanh nghiệp gặp phải tình huống trớ trêu như thất lạc, mất mát hoặc làm hư hỏng văn bằng bảo hộ gốc. Vậy trong bối cảnh pháp luật năm 2019, thủ tục xin cấp lại văn bằng bảo hộ được thực hiện như thế nào?

Căn cứ pháp lý và các trường hợp được cấp lại văn bằng bảo hộ

Theo quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2009), văn bằng bảo hộ là chứng thư pháp lý duy nhất ghi nhận quyền sở hữu của chủ thể đối với các đối tượng như nhãn hiệu, sáng chế, kiểu dáng công nghiệp.

Cụ thể, tại Điều 99 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 quy định về việc sửa đổi văn bằng bảo hộ và cấp lại văn bằng bảo hộ như sau:

"1. Chủ văn bằng bảo hộ có quyền yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp sửa đổi những thông tin sau đây trên văn bằng bảo hộ với điều kiện phải nộp phí, lệ phí:
a) Thay đổi, sửa chữa thiếu sót liên quan đến tên và địa chỉ của chủ văn bằng bảo hộ;
b) Sửa đổi bản mô tả đặc tính, chất lượng hoặc quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận.
2. Trong trường hợp văn bằng bảo hộ bị mất hoặc bị hỏng, rách, bẩn, phai mờ đến mức không sử dụng được, chủ văn bằng bảo hộ có quyền yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp cấp lại văn bằng bảo hộ với điều kiện phải nộp phí, lệ phí."

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai tờ khai cấp lại văn bằng bảo hộ

Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần sử dụng mẫu tờ khai được ban hành kèm theo Thông tư 01/2007/TT-BKHCN (mẫu 03-PB/CL). Dưới đây là các lưu ý quan trọng khi điền thông tin:

• Thông tin chủ đơn: Ghi chính xác tên công ty TNHH một thành viên và địa chỉ theo đúng thông tin đã đăng ký trên văn bằng bảo hộ gốc.
• Đối tượng đề nghị: Đánh dấu vào ô tương ứng (Sáng chế, Nhãn hiệu, Kiểu dáng công nghiệp...) và ghi rõ số văn bằng bảo hộ cần cấp lại.
• Lý do yêu cầu: Cần nêu rõ lý do là bị mất hoặc bị hỏng. Nếu bị hỏng, doanh nghiệp phải nộp kèm bản gốc văn bằng bị hỏng đó.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm những gì?

Ngoài tờ khai theo mẫu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:

1. 02 bản Tờ khai cấp lại văn bằng bảo hộ;
2. Mẫu đối tượng sở hữu công nghiệp (nếu là nhãn hiệu hoặc kiểu dáng công nghiệp);
3. Giấy ủy quyền (nếu nộp thông qua tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp);
4. Chứng từ nộp phí, lệ phí theo quy định.

Địa điểm nộp hồ sơ và thời gian xử lý

Hồ sơ xin cấp lại văn bằng bảo hộ được nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội hoặc các văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng.

Thời gian xử lý hồ sơ thông thường là 01 tháng kể từ ngày nhận đơn. Cục Sở hữu trí tuệ sẽ xem xét yêu cầu, nếu hồ sơ hợp lệ, Cục sẽ ra quyết định cấp lại văn bằng bảo hộ và ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp.

Việc chủ động thực hiện thủ tục cấp lại ngay khi phát hiện mất mát là vô cùng cần thiết để tránh các rủi ro pháp lý khi có tranh chấp xảy ra hoặc khi doanh nghiệp cần thực hiện các giao dịch chuyển nhượng, li-xăng quyền sở hữu trí tuệ trong tương lai.