Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc quản lý hóa đơn chứng từ ngày càng trở nên chặt chẽ hơn. Mới đây, Chính phủ đã ban hành Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mang đến những thay đổi căn bản trong việc xử phạt các hành vi vi phạm về tiêu hủy hóa đơn, có hiệu lực từ ngày 16/01/2026.

Quy định mới về xử phạt tiêu hủy hóa đơn từ 16/01/2026

Cụ thể, tại khoản 17 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP đã sửa đổi Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về hành vi vi phạm quy định tiêu hủy hóa đơn như sau:

Điều 27. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về tiêu hủy hóa đơn

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Tiêu hủy không đúng quy định hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng, không còn giá trị sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

b) Không tiêu hủy các hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng, không còn giá trị sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

c) Tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải tiêu hủy hóa đơn theo quy định;

b) Không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

c) Tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;

d) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b khoản 3 Điều này.

Những thay đổi trọng yếu doanh nghiệp cần lưu ý

So với quy định cũ tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các quy định mới đã được tinh gọn để phù hợp với thực tế sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay:

• Loại bỏ thuật ngữ "hủy hóa đơn": Quy định mới chỉ tập trung vào khái niệm "tiêu hủy hóa đơn". Điều này giúp thống nhất cách hiểu và áp dụng trong công tác quản lý thuế.
• Tập trung vào hóa đơn đặt in: Các chế tài chủ yếu áp dụng đối với hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế không còn giá trị sử dụng. Điều này phản ánh thực tế khi hóa đơn giấy đang dần được thay thế hoàn toàn bởi hóa đơn điện tử.
• Bỏ quy định về hóa đơn điện tử lập sai: Do hóa đơn điện tử hiện nay đã có quy trình xử lý sai sót riêng (điều chỉnh hoặc thay thế) theo Nghị định 123/2020, nên các chế tài về tiêu hủy trong trường hợp này không còn cần thiết.
• Điều chỉnh biện pháp khắc phục hậu quả: Thay vì yêu cầu "buộc hủy hoặc tiêu hủy", quy định mới chỉ còn yêu cầu "buộc tiêu hủy" để đồng bộ với việc loại bỏ khái niệm "hủy".

Lời khuyên cho kế toán và doanh nghiệp

Để tránh những rủi ro pháp lý và các khoản phạt không đáng có, doanh nghiệp cần rà soát kỹ kho lưu trữ hóa đơn giấy (nếu còn). Đặc biệt, cần chú ý đến thời hạn tiêu hủy hóa đơn theo thông báo của cơ quan thuế. Việc chậm trễ dù chỉ 01 ngày cũng có thể dẫn đến xử phạt hành chính, trừ trường hợp có tình tiết giảm nhẹ để được hưởng mức phạt cảnh cáo.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản trị rủi ro thuế trong giai đoạn mới.