Trong kỷ nguyên số, tên miền không chỉ là địa chỉ truy cập mà còn là tài sản thương hiệu vô giá của doanh nghiệp. Đối với các công ty cổ phần, việc đảm bảo tên miền quốc gia ".vn" luôn trong trạng thái hoạt động là ưu tiên hàng đầu để tránh bị thu hồi hoặc rơi vào tay đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính này.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và mẫu Giấy ủy quyền đề nghị duy trì tên miền Việt Nam dành riêng cho loại hình công ty cổ phần, được cập nhật theo các quy định pháp luật mới nhất áp dụng cho năm 2020.

Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thủ tục duy trì tên miền để bảo vệ thương hiệu số (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc duy trì tên miền năm 2020

Việc quản lý và sử dụng tài nguyên Internet, đặc biệt là tên miền quốc gia ".vn", hiện nay được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ. Tại thời điểm đầu năm 2020, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các văn bản sau:

• Thông tư 24/2015/TT-BTTTT quy định về quản lý và sử dụng tài nguyên Internet.
• Thông tư 06/2019/TT-BTTTT sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 24/2015/TT-BTTTT (có hiệu lực từ ngày 15/09/2019).
• Thông tư 208/2016/TT-BTC quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí tên miền quốc gia ".vn".

Theo quy định tại Điều 11 Thông tư 24/2015/TT-BTTTT, chủ thể có trách nhiệm nộp phí duy trì tên miền trước khi tên miền hết hạn sử dụng. Việc ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục này là hoàn toàn hợp pháp và cần được lập thành văn bản có xác nhận của doanh nghiệp.

Nội dung chi tiết mẫu Giấy ủy quyền duy trì tên miền

Một bản Giấy ủy quyền chuyên nghiệp và đúng luật cần đảm bảo đầy đủ các thông tin về bên ủy quyền (doanh nghiệp), bên được ủy quyền (cá nhân thực hiện) và phạm vi công việc cụ thể.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2020

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: ……./2020/GUQ-...

(Về việc thực hiện thủ tục đề nghị duy trì tên miền Việt Nam)

I. Bên ủy quyền:

Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................................
Mã số doanh nghiệp: ................. do ................................. cấp ngày ........................................
Địa chỉ trụ sở chính: ...................................................................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ................................................. Chức vụ: .................................

II. Bên được ủy quyền:

Họ và tên: ................................................................. Giới tính: ...............................................
Số CMND/CCCD: ................................. do ................................. cấp ngày .............................
Hộ khẩu thường trú: ...................................................................................................................
Chỗ ở hiện tại: ...........................................................................................................................

III. Phạm vi ủy quyền:

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ với Nhà đăng ký tên miền ".vn" (Ví dụ: VNNIC, Mắt Bão, P.A Việt Nam...) để nộp hồ sơ và thực hiện các thủ tục tài chính nhằm duy trì tên miền: ...........................................................................................................................
2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc duy trì tên miền theo quy định tại Thông tư 24/2015/TT-BTTTT.

Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện toàn bộ, trừ khi có thông báo rút uỷ quyền bằng văn bản từ phía Công ty.

ĐẠI DIỆN BÊN ỦY QUYỀN
(Ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Mẫu giấy ủy quyền cần được trình bày rõ ràng và đóng dấu giáp lai nếu có nhiều trang (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện duy trì tên miền năm 2020

Để quá trình duy trì tên miền diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

1. Thời hạn nộp phí duy trì

Căn cứ khoản 1 Điều 11 Thông tư 24/2015/TT-BTTTT, phí duy trì tên miền phải được nộp trước khi tên miền hết hạn. Nếu quá hạn, tên miền sẽ rơi vào trạng thái tạm ngừng hoạt động và sau 30 ngày kể từ ngày hết hạn mà không nộp phí, tên miền sẽ bị thu hồi tự động.

2. Mức phí duy trì tên miền .vn

Theo biểu phí tại Thông tư 208/2016/TT-BTC, mức phí duy trì hàng năm đối với tên miền cấp 2 (ví dụ: doanhnghiep.vn) là 350.000 đồng/năm, và đối với tên miền cấp 3 (ví dụ: doanhnghiep.com.vn) là 250.000 đồng/năm. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp phí cho nhiều năm cùng lúc để tiết kiệm thời gian thực hiện thủ tục.

3. Hồ sơ kèm theo Giấy ủy quyền

Khi cá nhân được ủy quyền đến làm việc tại Nhà đăng ký, cần mang theo:

• Bản gốc Giấy ủy quyền có đóng dấu của công ty.
• Bản sao CMND/CCCD của người được ủy quyền (có xuất trình bản chính để đối chiếu).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền duy trì tên miền không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp đối với tài nguyên Internet của mình trong bối cảnh kinh tế số đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam năm 2020.