Trong hoạt động kinh doanh của công ty hợp danh, việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là bước pháp lý bắt buộc để ghi nhận doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế. Đặc biệt, tại thời điểm đầu năm 2020, các doanh nghiệp đang đứng trước giai đoạn chuyển đổi quan trọng từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Các thành viên công ty hợp danh thảo luận về thủ tục đăng ký hóa đơn với cơ quan thuế (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục hóa đơn năm 2020

Tính đến tháng 02/2020, thủ tục về hóa đơn đối với công ty hợp danh được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng sau:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung quy định về việc xác nhận đơn đề nghị sử dụng hóa đơn tự in/đặt in.
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC về lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Điều kiện để công ty hợp danh được sử dụng hóa đơn đặt in

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 37/2017/TT-BTC), công ty hợp danh mới thành lập muốn sử dụng hóa đơn đặt in phải đáp ứng các điều kiện về cơ sở vật chất, địa điểm kinh doanh và có văn bản đề nghị gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Cơ quan thuế sẽ thực hiện kiểm tra trụ sở trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị. Nếu đáp ứng đủ điều kiện, doanh nghiệp mới được phép tiến hành đặt in hóa đơn.

Thủ tục ký kết và đóng dấu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn (ảnh minh họa)

Mẫu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn GTGT chuẩn năm 2020

Dưới đây là mẫu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn (Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) dành cho công ty hợp danh:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

........, ngày ....... tháng .......năm .......

ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐẶT IN/TỰ IN

Kính gửi: Chi cục Thuế/Cục Thuế ....................................

Tên người nộp thuế: .................................................................................................
Mã số thuế: ...............................................................................................................
Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................
Ngành nghề kinh doanh chính: .................................................................................

Qua nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật quy định về hóa đơn, chúng tôi nhận thấy đã đáp ứng đầy đủ điều kiện để được sử dụng hóa đơn đặt in/tự in.

Chúng tôi đề nghị cơ quan thuế chấp thuận cho chúng tôi sử dụng hóa đơn GTGT theo hình thức đặt in.

Chúng tôi cam kết sử dụng hóa đơn đúng quy định và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lưu ý về lộ trình hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp mới

Mặc dù trong năm 2020, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng hóa đơn giấy đặt in, nhưng theo Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là bắt buộc hoàn tất chậm nhất vào ngày 01/11/2020. Do đó, các công ty hợp danh mới thành lập được khuyến khích đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu để tiết kiệm chi phí in ấn và thuận tiện trong quản lý.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nắm vững quy định sẽ giúp công ty hợp danh tránh được các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.