Những ngày cuối cùng của năm 2018 đang dần trôi qua. Trong không khí hối hả của những ngày giáp Tết Dương lịch, các doanh nghiệp không chỉ bận rộn với kế hoạch kinh doanh mà còn phải đối mặt với hàng loạt nghĩa vụ pháp lý quan trọng. Việc chậm trễ hoặc bỏ sót các báo cáo, khoản nộp định kỳ có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý và mức phạt không đáng có.

1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ hằng năm

Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 03/2014/NĐ-CP, người sử dụng lao động có nghĩa vụ báo cáo tình hình thay đổi về lao động định kỳ 06 tháng và hằng năm. Cụ thể:

"Người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi về lao động với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện."

Thời hạn nộp báo cáo năm thường là trước ngày 25/11 hằng năm. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp chưa hoàn thành hoặc có biến động lớn trong tháng 12, việc rà soát và cập nhật hồ sơ lao động là cực kỳ cần thiết để đảm bảo tính chính xác cho kỳ báo cáo tiếp theo và tránh bị thanh tra lao động nhắc nhở.

2. Đánh giá và báo cáo tình hình tai nạn lao động

An toàn lao động luôn là ưu tiên hàng đầu. Theo quy định tại Điều 36 Nghị định 39/2016/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải gửi báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động về Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở chính.

Thời hạn gửi báo cáo năm 2018 là trước ngày 10/01/2019. Do đó, từ nay đến hết ngày 31/12/2018, bộ phận nhân sự và an toàn lao động cần hoàn tất việc thống kê, phân loại các vụ tai nạn (nếu có) để kịp thời lập báo cáo đúng quy định.

3. Hoàn tất trích nộp tiền Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc

Đây là nghĩa vụ tài chính quan trọng nhất mà doanh nghiệp phải hoàn thành trước khi bước sang năm mới. Căn cứ Điều 7 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hàng tháng, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng, đơn vị phải trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động.

Như vậy, ngày 31/12/2018 là hạn cuối cùng để doanh nghiệp chuyển tiền vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH. Việc chậm nộp không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi khám chữa bệnh, hưởng chế độ của người lao động mà còn khiến doanh nghiệp phải chịu lãi chậm đóng theo quy định.

4. Nghĩa vụ nộp kinh phí công đoàn tháng 12/2018

Song song với việc đóng BHXH, doanh nghiệp cũng cần lưu ý về kinh phí công đoàn. Điều 6 Nghị định 191/2013/NĐ-CP quy định thời điểm đóng kinh phí công đoàn như sau:

"Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động."

Mức đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động. Doanh nghiệp cần đảm bảo khoản chi này được thực hiện đúng hạn để hỗ trợ các hoạt động chăm lo đời sống cho công nhân viên trong dịp Tết Nguyên đán sắp tới.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Để tránh những sai sót đáng tiếc trong những ngày cuối năm bận rộn, bộ phận Kế toán và Nhân sự nên lập danh mục kiểm tra (checklist) các đầu việc nêu trên. Việc tuân thủ đúng quy định pháp luật không chỉ thể hiện uy tín của doanh nghiệp mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong năm 2019.