Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, chữ ký số và chứng thư số đã trở thành những công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp, từ doanh nghiệp tư nhân đến các tập đoàn lớn. Tuy nhiên, với việc Luật Giao dịch điện tử 2023 có hiệu lực từ ngày 01/07/2024 và sự ra đời của Nghị định 23/2025/NĐ-CP, các quy định về vấn đề này đã có những thay đổi căn bản mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

1. Chữ ký số là gì? Phân loại theo quy định mới nhất 2025

Theo quy định tại Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử đặc biệt, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của thông điệp dữ liệu.

"3. Chữ ký số là chữ ký điện tử đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:
a) Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;
b) Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;
c) Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;
d) Mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện..."

Pháp luật hiện hành phân loại chữ ký điện tử thành 03 loại chính dựa trên phạm vi sử dụng: Chữ ký điện tử chuyên dùng, Chữ ký số công cộng và Chữ ký số chuyên dùng công vụ. Đối với các doanh nghiệp tư nhân, loại hình phổ biến nhất là chữ ký số công cộng, được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp.

2. Chứng thư số - "Căn cước công dân" điện tử của doanh nghiệp

Nếu chữ ký số là hành động ký, thì chứng thư số chính là bằng chứng xác nhận danh tính của người ký. Hiểu một cách đơn giản, chứng thư số giống như một chiếc thẻ căn cước điện tử giúp đối tác và cơ quan chức năng xác định chính xác ai là người đã thực hiện chữ ký số đó.

Theo Điều 6 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, một chứng thư chữ ký số công cộng bắt buộc phải bao gồm các nội dung như: Tên tổ chức phát hành, tên thuê bao (doanh nghiệp), số hiệu chứng thư, thời hạn hiệu lực, khóa công khai và chữ ký số của tổ chức cấp.

3. Thời hạn hiệu lực của chứng thư số: Quy định mới cần lưu tâm

Một trong những điểm mới quan trọng tại Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP là quy định về thời hạn hiệu lực của các loại chứng thư:

• Chứng thư chữ ký số công cộng: Thời hạn hiệu lực tối đa là 03 năm.
• Chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy: Có thể lên đến 10 năm tùy loại dịch vụ.

Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thời hạn này để thực hiện gia hạn kịp thời, tránh gián đoạn các hoạt động kê khai thuế, bảo hiểm xã hội hoặc ký kết hợp đồng điện tử.

4. Nghĩa vụ của doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký số

Việc sở hữu chữ ký số đi kèm với trách nhiệm pháp lý nặng nề. Doanh nghiệp có nghĩa vụ bảo mật dữ liệu tạo chữ ký (khóa bí mật). Trong trường hợp phát hiện chữ ký số có dấu hiệu bị mất kiểm soát hoặc bị lộ, doanh nghiệp phải ngay lập tức thông báo cho tổ chức cung cấp dịch vụ để tạm dừng hoặc thu hồi chứng thư số.

Bên cạnh đó, mọi thay đổi về thông tin doanh nghiệp (tên, người đại diện pháp luật...) đều phải được cập nhật kịp thời trên chứng thư số để đảm bảo giá trị pháp lý của các giao dịch.

5. Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp tư nhân

Để đảm bảo an toàn pháp lý, doanh nghiệp nên lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng uy tín được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Đồng thời, cần xây dựng quy trình quản lý thiết bị ký số (USB Token hoặc chữ ký số từ xa) chặt chẽ, chỉ giao cho những người có thẩm quyền quản lý để tránh các rủi ro lạm dụng hoặc giả mạo chữ ký gây thiệt hại cho doanh nghiệp.