Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc nắm vững trách nhiệm khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách để các công ty TNHH hai thành viên trở lên tránh được những rủi ro pháp lý đáng tiếc. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho người lao động cũng như các cá nhân liên quan.

Khi nào doanh nghiệp phải kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc quý?

Việc xác định kỳ kê khai thuế là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô số thuế phát sinh để lựa chọn hình thức phù hợp.

1. Kê khai thuế theo tháng

Doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế TNCN theo tháng nếu trong tháng đó phát sinh số thuế khấu trừ của ít nhất một loại tờ khai thuế TNCN từ 50 triệu đồng trở lên. Đây thường là trường hợp của các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn hoặc chi trả lương cao.

2. Kê khai thuế theo quý

Ngược lại, doanh nghiệp sẽ được kê khai theo quý nếu thuộc một trong hai trường hợp sau:

• Doanh nghiệp thuộc diện khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quý.
• Số thuế TNCN khấu trừ trong tháng dưới mức 50 triệu đồng.

Cần lưu ý rằng, việc xác định kỳ kê khai (tháng hoặc quý) được thực hiện một lần kể từ tháng đầu tiên phát sinh khấu trừ thuế và áp dụng ổn định cho cả năm tính thuế.

Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP: Các loại thuế khai theo tháng bao gồm thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc diện khấu trừ thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân, mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập này thuộc diện khai thuế giá trị gia tăng theo tháng.

Trách nhiệm khai thay trong các trường hợp đặc thù

Ngoài việc khai thuế cho tiền lương, tiền công, công ty TNHH hai thành viên trở lên còn phải thực hiện trách nhiệm khai thay, nộp thuế thay trong các giao dịch dân sự và kinh doanh đặc thù.

1. Chuyển nhượng vốn và chứng khoán

Đây là điểm mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót. Khi làm thủ tục thay đổi danh sách thành viên góp vốn do chuyển nhượng mà cá nhân chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp có trách nhiệm khai và nộp thuế thay. Trên hồ sơ, doanh nghiệp phải ghi rõ cụm từ "Khai thay" trước phần ký tên của đại diện pháp luật.

2. Thu nhập từ bất động sản và cho thuê tài sản

Trong các trường hợp bất động sản được phát mại để trả nợ hoặc chuyển nhượng theo quyết định của Tòa án, tổ chức tín dụng hoặc đơn vị tổ chức đấu giá phải thực hiện nghĩa vụ thuế TNCN thay cho chủ sở hữu trước khi thanh toán các khoản nợ.

Đối với việc thuê tài sản (như văn phòng, kho bãi) từ cá nhân, nếu trong hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay thì doanh nghiệp phải có trách nhiệm kê khai và nộp khoản thuế này vào ngân sách nhà nước theo đúng quy định của Luật Quản lý thuế 2019.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc chậm nộp tờ khai hoặc nộp thiếu tiền thuế có thể dẫn đến những khoản phạt hành chính rất lớn theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế. Do đó, các công ty TNHH hai thành viên trở lên cần:

• Thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn từ Luật Thuế thu nhập cá nhân.
• Sử dụng phần mềm kế toán hiện đại để theo dõi sát sao các kỳ hạn nộp tờ khai.
• Kiểm tra kỹ các điều khoản về thuế trong hợp đồng chuyển nhượng vốn hoặc thuê tài sản để xác định rõ trách nhiệm của các bên.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện về trách nhiệm thuế TNCN, giúp doanh nghiệp vận hành an toàn và bền vững.