Việc kiểm soát chặt chẽ quy trình ban hành thủ tục hành chính ngay từ khâu dự thảo là giải pháp cốt lõi nhằm ngăn chặn tình trạng phát sinh các "giấy phép con" phiền hà, giảm thiểu gánh nặng tuân thủ cho người dân và cộng đồng doanh nghiệp. Tại Nghị định 385/2026/NĐ-CP vừa có hiệu lực thi hành từ ngày 10/10/2026, Chính phủ đã thiết lập cơ chế kiểm soát hiện đại, gắn liền với chuyển đổi số thông qua Nền tảng số về kiểm soát thủ tục hành chính. Vậy quy trình thông báo và lấy ý kiến đối với thủ tục hành chính mới dự kiến ban hành được thực hiện cụ thể ra sao? Những trường hợp nào được miễn trừ thông báo? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết dưới góc nhìn pháp lý trong bài viết dưới đây.

1. Quy trình thông báo thủ tục hành chính mới dự kiến ban hành

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, khi có dự kiến ban hành thủ tục hành chính mới, bộ, cơ quan ngang bộ và chính quyền địa phương cấp tỉnh (sau đây gọi chung là cơ quan có thẩm quyền) phải chịu sự giám sát trực tiếp từ Bộ Tư pháp thông qua Nền tảng số về kiểm soát thủ tục hành chính. Đây là bước đột phá nhằm đảm bảo mọi thủ tục mới đều được sàng lọc công khai, minh bạch trước khi chính thức đi vào đời sống.

1.1. Nghĩa vụ thông báo tới Bộ Tư pháp

Căn cứ theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm thông báo tới Bộ Tư pháp trên Nền tảng số về kiểm soát thủ tục hành chính. Nội dung thông báo bắt buộc phải chứa đựng đầy đủ các yếu tố then chốt sau:

• Tên gọi của thủ tục hành chính mới: Phải cụ thể, rõ ràng, phản ánh đúng bản chất của công việc hành chính cần giải quyết.
• Phạm vi điều chỉnh và đối tượng thực hiện: Xác định rõ nhóm cá nhân, tổ chức chịu sự tác động trực tiếp và phạm vi áp dụng trên thực tế.
• Vấn đề thực tiễn cần giải quyết và mục tiêu: Nêu bật lý do tại sao phải ban hành thủ tục này và kết quả quản lý nhà nước kỳ vọng đạt được.
• Chi phí tuân thủ thủ tục hành chính (nếu có): Đánh giá sơ bộ gánh nặng tài chính, thời gian và công sức mà người dân, doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện.
• Thời gian dự kiến trình hoặc ban hành: Lộ trình xây dựng và thời điểm dự kiến văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực.

1.2. Đăng tải công khai để lấy ý kiến rộng rãi

Song song với việc gửi thông báo tới cơ quan quản lý nhà nước, khoản 2 Điều 9 Nghị định 385/2026/NĐ-CP yêu cầu cơ quan có thẩm quyền phải đăng tải thủ tục hành chính mới dự kiến ban hành trên Nền tảng số về kiểm soát thủ tục hành chính nhằm lấy ý kiến rộng rãi của cơ quan, cá nhân và tổ chức có liên quan.

Việc lấy ý kiến này không tách rời mà được tiến hành đồng thời với việc lấy ý kiến đối với hồ sơ dự thảo văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của pháp luật hiện hành. Cơ chế này tạo điều kiện thuận lợi để đối tượng chịu tác động có thể phản hồi trực tiếp, góp phần loại bỏ những đòi hỏi vô lý hoặc chồng chéo ngay từ giai đoạn "thai nghén".

Hội nghị tham vấn, lấy ý kiến chuyên gia và đối tượng chịu sự tác động đối với thủ tục hành chính mới (ảnh minh họa)

2. Bốn trường hợp được miễn trừ thông báo trước khi ban hành thủ tục hành chính

Không phải mọi trường hợp xây dựng quy định mới đều bắt buộc phải trải qua bước thông báo và lấy ý kiến nêu trên. Nhằm bảo đảm tính linh hoạt, kịp thời trong chỉ đạo điều hành của các cấp chính quyền, Điều 10 Nghị định 385/2026/NĐ-CP quy định 04 trường hợp đặc thù không phải thực hiện thủ tục thông báo tại Điều 9, bao gồm:

1. Tình huống khẩn cấp, bảo vệ an ninh trật tự: Trường hợp cần kịp thời ban hành thủ tục hành chính để xử lý tình huống khẩn cấp, thiên tai, dịch bệnh, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội (khoản 1 Điều 10).
2. Thủ tục tạo thuận lợi, không phát sinh chi phí: Thủ tục hành chính dự kiến ban hành không làm phát sinh thêm chi phí tuân thủ hoặc có xu hướng giảm chi phí tuân thủ, đơn giản hóa trình tự, cách thức thực hiện, tinh gọn thành phần hồ sơ, nới lỏng yêu cầu, điều kiện hoặc tạo thuận lợi hơn cho cá nhân, tổ chức (khoản 2 Điều 10).
3. Văn bản ban hành theo thủ tục rút gọn hoặc đặc biệt: Thủ tục hành chính được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật được xây dựng, ban hành theo trình tự, thủ tục rút gọn và trong trường hợp đặc biệt (khoản 3 Điều 10).
4. Thủ tục hành chính nội bộ: Căn cứ khoản 4 Điều 10 và điểm b khoản 1 Điều 3 Nghị định này, đây là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan hành chính nhà nước, người có thẩm quyền ban hành để giải quyết công việc liên quan từ hai cơ quan hành chính nhà nước trở lên hoặc áp dụng chung giữa các cơ quan hành chính nhà nước.

3. Trách nhiệm tham gia ý kiến và thẩm quyền của từng cơ quan

Trong quá trình xây dựng dự thảo văn bản có chứa quy định về thủ tục hành chính, khâu thẩm định và đóng góp ý kiến mang tính bắt buộc nhằm phát hiện những mâu thuẫn đối với hệ thống pháp luật. Căn cứ theo Điều 11 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, trách nhiệm cụ thể của các chủ thể được phân định rất rành mạch:

3.1. Các chủ thể được lấy ý kiến

Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, cơ quan chủ trì soạn thảo có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến của:

• Cơ quan, đơn vị chuyên trách về kiểm soát thủ tục hành chính;
• Đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của quy định;
• Cơ quan chuyên môn, hiệp hội ngành nghề và các tổ chức liên quan;
• Đội ngũ chuyên gia, nhà khoa học pháp lý độc lập.

3.2. Phân cấp thẩm quyền cho ý kiến chuyên môn

Tại khoản 2 Điều 11 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, thẩm quyền của cơ quan kiểm soát thủ tục hành chính được quy định cụ thể như sau:

• Bộ Tư pháp: Cho ý kiến về thủ tục hành chính trong các đề xuất chính sách, dự án luật, pháp lệnh do Chính phủ trình Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội; cũng như các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
• Tổ chức pháp chế hoặc Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ: Cho ý kiến đối với thủ tục hành chính trong Thông tư thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; tham gia ý kiến vào các văn bản khác khi được yêu cầu.
• Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Đóng góp ý kiến chuyên môn về thủ tục hành chính trong các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Quyết định của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
• Đơn vị kiểm soát thủ tục hành chính cấp xã (Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã hoặc Văn phòng HĐND - UBND): Cho ý kiến về thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của HĐND và UBND cấp xã theo quy định.

3.3. Yêu cầu tiếp thu, giải trình nghiêm túc

Tại khoản 5 Điều 11 Nghị định 385/2026/NĐ-CP, cơ quan chủ trì soạn thảo không được bỏ qua các ý kiến đóng góp mà bắt buộc phải nghiên cứu, tiếp thu hoặc giải trình một cách thấu đáo, trung thực toàn bộ ý kiến góp ý của cơ quan kiểm soát thủ tục hành chính và đối tượng liên quan. Nội dung tiếp thu, giải trình này là một phần không thể thiếu trong hồ sơ trình thẩm định và phê duyệt văn bản.

4. Quy định chuyển tiếp khi Nền tảng số chưa vận hành đầy đủ

Một điểm thực tiễn rất quan trọng được đông đảo các cơ quan soạn thảo quan tâm là phương thức triển khai trong giai đoạn chuyển đổi hạ tầng kỹ thuật. Căn cứ theo quy định chuyển tiếp tại khoản 5 Điều 39 Nghị định 385/2026/NĐ-CP:

• Trong thời gian các tính năng, phân hệ của Nền tảng số về kiểm soát thủ tục hành chính chưa đưa vào vận hành đầy đủ, việc thực hiện nghĩa vụ thông báo dự kiến ban hành thủ tục mới tới Bộ Tư pháp được chuyển đổi sang hình thức gửi văn bản điện tử thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia hoặc các phương thức điện tử hợp pháp khác.
• Đồng thời, hoạt động đăng tải dự thảo để lấy ý kiến rộng rãi từ cộng đồng, doanh nghiệp và các tổ chức sẽ được thực hiện tuần tự theo quy trình thông thường của pháp luật về xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật (đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Chính phủ, Cổng thông tin điện tử của bộ, ngành hoặc địa phương soạn thảo).

Cơ chế chuyển tiếp này đảm bảo hoạt động xây dựng pháp luật không bị đình trệ hay đứt gãy, đồng thời tạo bước đệm chuyển đổi số nhịp nhàng, hướng tới mục tiêu hiện đại hóa nền hành chính công phục vụ nhân dân ngày một minh bạch và thông suốt.