Trong kỷ nguyên số, website thương mại điện tử (TMĐT) là "bộ mặt" kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều đơn vị thường bỏ quên việc cập nhật thông tin khi có sự thay đổi về tên miền, hàng hóa hay người đại diện. Theo quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP, việc chậm trễ thông báo có thể dẫn đến những chế tài nghiêm khắc từ cơ quan quản lý.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo thay đổi?

Không phải mọi thay đổi nhỏ trên website đều cần báo cáo. Tuy nhiên, theo Thông tư 47/2014/TT-BCT, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo khi thay đổi một trong các thông tin cốt lõi sau:

• Tên miền website: Khi doanh nghiệp chuyển đổi hoặc bổ sung tên miền mới.
• Danh mục hàng hóa, dịch vụ: Thay đổi loại hình sản phẩm kinh doanh chính trên trang web.
• Thông tin pháp nhân: Thay đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính hoặc thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Người đại diện pháp luật: Cập nhật tên, chức danh, số định danh cá nhân hoặc thông tin liên lạc của người chịu trách nhiệm.

"Thương nhân, tổ chức, cá nhân sở hữu website thương mại điện tử bán hàng có trách nhiệm thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin khi có sự thay đổi về các nội dung liên quan đến hồ sơ thông báo đã được xác nhận."

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi thông tin website

Hiện nay, toàn bộ quy trình này được thực hiện trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công thương. Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cấp trước đó để đăng nhập.

Bước 2: Chọn website cần thay đổi và tiến hành cập nhật các trường thông tin mới theo thực tế. Lưu ý, thời hạn thực hiện là trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi.

Bước 3: Gửi hồ sơ trực tuyến. Hệ thống sẽ ghi nhận và chuyển đến Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số để xử lý.

Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết

Hồ sơ thay đổi thông tin website TMĐT bán hàng khá đơn giản, bao gồm:

1. Thông báo thay đổi nội dung website (theo mẫu trên hệ thống).
2. Giấy ủy quyền (nếu người thực hiện không phải là đại diện pháp luật).
3. Các tài liệu chứng minh sự thay đổi (như Giấy phép kinh doanh mới nếu thay đổi địa chỉ/tên công ty).

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo đầy đủ và chính xác, Bộ Công thương sẽ gửi xác nhận thay đổi qua email đăng ký của doanh nghiệp. Việc tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 85/2021/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính mà còn khẳng định uy tín và tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh trực tuyến.