Bối cảnh pháp lý về hóa đơn trong giai đoạn cuối năm 2020

Tính đến thời điểm tháng 10/2020, cộng đồng doanh nghiệp đang đứng trước ngưỡng cửa chuyển đổi toàn diện sang hóa đơn điện tử. Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời hạn cuối cùng để hoàn tất việc chuyển đổi là ngày 01/11/2020.

Tuy nhiên, trong khoảng thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, nếu cơ quan thuế chưa thông báo cho doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, thì đơn vị vẫn tiếp tục áp dụng các quy định cũ.

Cụ thể, các văn bản pháp lý điều chỉnh lúc này vẫn là Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP. Việc nắm vững quy định về đóng dấu trong giai đoạn này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.

Quy định về ủy quyền ký tại tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị"

Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, không phải lúc nào Giám đốc hay người đại diện theo pháp luật cũng có mặt để ký trực tiếp lên từng tờ hóa đơn. Do đó, pháp luật cho phép thực hiện việc ủy quyền ký thừa lệnh hoặc ký thay.

Theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp Thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì phải có văn bản ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ hai trường hợp ủy quyền phổ biến:

• Ủy quyền cho cấp dưới ký thừa quyền: Áp dụng cho các chức danh như Phó Tổng giám đốc, Trưởng phòng thị trường, Cửa hàng trưởng...
• Ủy quyền cho người bán hàng: Áp dụng khi người trực tiếp thực hiện giao dịch ký tên.

Cách đóng dấu khi ủy quyền cho cấp dưới ký thừa quyền

Đây là nội dung được làm rõ trong các công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế thời gian qua. Khi Thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho cấp dưới ký tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” trên hóa đơn, quy trình thực hiện như sau:

"Người được ủy quyền ký thừa ủy quyền tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, ghi rõ họ tên và đóng dấu của đơn vị theo ủy quyền."

Như vậy, trong trường hợp này, dấu của đơn vị sẽ được đóng trực tiếp lên chữ ký của người được ủy quyền tại vị trí "Thủ trưởng đơn vị", thay vì đóng dấu treo ở góc trên bên trái như trường hợp ủy quyền cho người bán hàng thông thường.

Những sai sót thường gặp khi đóng dấu hóa đơn

Nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những lỗi cơ bản khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ, dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế hoặc không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

1. Đóng dấu mờ, không rõ chữ: Dấu đóng phải rõ ràng, không bị nhòe, thể hiện đúng tên và mã số thuế của đơn vị.
2. Sai vị trí đóng dấu: Như đã phân tích, tùy vào đối tượng được ủy quyền mà vị trí đóng dấu (dấu treo hay dấu đóng trực tiếp) sẽ khác nhau.
3. Sử dụng sai loại dấu: Phải sử dụng con dấu pháp nhân của doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan chức năng.

Lời khuyên cho doanh nghiệp trong tháng 10/2020

Với việc Nghị định 123/2020/NĐ-CP vừa được ban hành (ngày 19/10/2020) và sẽ có hiệu lực trong tương lai, các quy định về hóa đơn sẽ còn nhiều thay đổi. Tuy nhiên, trong thời điểm hiện tại, doanh nghiệp cần:

• Rà soát lại toàn bộ các văn bản ủy quyền ký hóa đơn đang áp dụng tại đơn vị.
• Đảm bảo người được ủy quyền nắm vững cách ký và vị trí đóng dấu tương ứng.
• Chuẩn bị sẵn sàng các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo đúng lộ trình, nhằm hạn chế tối đa các sai sót thủ công liên quan đến con dấu và chữ ký tay.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách kế toán mà còn là lá chắn bảo vệ đơn vị trước các đợt thanh kiểm tra thuế.