Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có mặt trực tiếp để ký vào từng tờ hóa đơn xuất cho khách hàng. Để đảm bảo tính liên tục và đúng quy định pháp luật, việc lập Giấy ủy quyền ký vào hóa đơn là một thủ tục hành chính quan trọng và bắt buộc. Bài viết dưới đây sẽ phân tích sâu các quy định pháp lý hiện hành trong năm 2019 và cung cấp mẫu văn bản chuẩn nhất.

Quy định pháp luật về việc ủy quyền ký hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, hoạt động lập và sử dụng hóa đơn được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể, quy định về tiêu thức chữ ký của người bán trên hóa đơn được nêu rõ tại điểm d khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

“Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”

Như vậy, pháp luật cho phép việc ủy quyền nhưng đi kèm với những điều kiện khắt khe về hình thức ký và đóng dấu để tránh các sai phạm về thuế và kế toán.

Điều kiện để việc ủy quyền ký hóa đơn có hiệu lực

Để một tờ hóa đơn có chữ ký của người được ủy quyền được cơ quan Thuế chấp nhận là hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Đối tượng được ủy quyền: Thông thường là những người trực tiếp liên quan đến hoạt động bán hàng hoặc kế toán như Kế toán trưởng, Trưởng phòng kinh doanh hoặc nhân viên bán hàng trực tiếp.
• Hình thức văn bản: Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản (Giấy ủy quyền hoặc Quyết định ủy quyền) có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu pháp nhân của công ty.
• Nội dung ủy quyền: Phải ghi rõ phạm vi ủy quyền (ký loại hóa đơn nào, ký từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu hoặc ký trong khoảng thời gian nào).

Hướng dẫn cách đóng dấu khi có ủy quyền (Dấu treo)

Đây là lỗi phổ biến mà nhiều kế toán thường mắc phải. Khi người được ủy quyền ký vào tiêu thức "Người bán hàng", họ không được đóng dấu công ty trùm lên chữ ký của mình (trừ trường hợp họ cũng là người giữ dấu và có thẩm quyền đóng dấu pháp nhân). Thay vào đó, doanh nghiệp phải thực hiện đóng dấu treo của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Việc đóng dấu treo này nhằm xác nhận tờ hóa đơn đó được phát hành bởi đúng đơn vị kinh doanh, dù người ký không phải là thủ trưởng đơn vị.

Mẫu Giấy ủy quyền ký hóa đơn mới nhất 2019

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế chuẩn theo các quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC để quý doanh nghiệp tham khảo và áp dụng:

Việc tuân thủ đúng các quy định về ủy quyền ký hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong quản lý mà còn tránh được các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn hoặc bị loại chi phí khi quyết toán thuế.