Trong bối cảnh pháp luật về an sinh xã hội ngày càng được thắt chặt, việc tuân thủ các quy định về đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) không chỉ là trách nhiệm mà còn là yếu tố sống còn đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với mô hình Công ty TNHH Một thành viên, nơi chủ sở hữu thường kiêm nhiệm vai trò quản lý, việc nắm vững quy trình truy thu và các chế tài xử phạt mới nhất theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 là vô cùng cấp thiết.

Phân biệt Chậm đóng và Trốn đóng BHXH: Ranh giới mong manh nhưng hệ lụy khác biệt

Theo quy định mới nhất có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, pháp luật đã tách bạch rõ ràng giữa hành vi "Chậm đóng" và "Trốn đóng" để áp dụng các biện pháp xử lý tương ứng. Đây là điểm mới quan trọng mà các chủ doanh nghiệp cần lưu ý để tránh rơi vào vòng xoáy pháp lý không đáng có.

Cụ thể, tại Điều 38 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, hành vi chậm đóng được xác định khi doanh nghiệp chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ số tiền đã đăng ký sau ngày đóng chậm nhất theo quy định. Trong khi đó, hành vi trốn đóng được quy định tại Điều 39 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 mang tính chất nghiêm trọng hơn, bao gồm việc không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người thuộc diện bắt buộc tham gia sau 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định.

Điều 39. Trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp

1. Trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp là hành vi của người sử dụng lao động thuộc một trong các trường hợp sau đây để không đóng hoặc đóng không đầy đủ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động: ...

Các trường hợp bị truy thu bảo hiểm xã hội trong Công ty TNHH Một thành viên

Truy thu bảo hiểm là việc cơ quan BHXH thu khoản tiền phải đóng đối với doanh nghiệp vi phạm. Các trường hợp phổ biến dẫn đến việc truy thu bao gồm:

• Trốn đóng bảo hiểm: Doanh nghiệp không đăng ký tham gia cho người lao động thuộc diện bắt buộc hoặc chiếm dụng tiền đóng của người lao động.
• Đóng không đủ mức lương: Đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng thấp hơn mức lương thực tế hoặc thấp hơn quy định tối thiểu.
• Điều chỉnh tăng lương muộn: Sau 06 tháng kể từ ngày có quyết định nâng lương hoặc phụ cấp mà doanh nghiệp vẫn chưa thực hiện đóng theo mức mới.

Biện pháp xử lý và "lãi suất" truy thu: Con số 0,03%/ngày đáng báo động

Bên cạnh việc phải đóng đủ số tiền gốc bị thiếu hụt, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các biện pháp tài chính nghiêm khắc. Theo Điều 40 và Điều 41 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, mức tiền phải nộp thêm được ấn định là 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm đóng hoặc trốn đóng.

Đáng chú ý, đối với hành vi trốn đóng, doanh nghiệp không chỉ bị xử phạt hành chính mà còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu đủ yếu tố cấu thành tội phạm theo quy định của Bộ luật Hình sự. Ngoài ra, các đơn vị vi phạm sẽ không được xem xét trao tặng các danh hiệu thi đua hay hình thức khen thưởng từ Nhà nước.

Hồ sơ và quy trình giải quyết truy thu tại doanh nghiệp

Để giải quyết việc truy thu, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Danh mục hồ sơ cơ bản bao gồm:

1. Tờ khai đơn vị: Mẫu TK3-TS (đối với đơn vị) và Mẫu TK1-TS (đối với người lao động).
2. Danh sách lao động: Mẫu D02-TS hoặc các mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất.
3. Bảng kê thông tin: Mẫu D01-TS tổng hợp các giấy tờ làm căn cứ truy thu.
4. Giấy tờ chứng minh: Hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định nâng lương, bảng chấm công tương ứng với thời gian truy thu.

Thời gian giải quyết truy thu thông thường là trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương, thời gian này rút ngắn còn không quá 03 ngày.

Lời khuyên cho chủ doanh nghiệp TNHH Một thành viên

Trong mô hình Công ty TNHH Một thành viên, trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật là rất lớn. Để tránh rủi ro bị truy thu và xử phạt, doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại danh sách lao động và mức lương đóng bảo hiểm định kỳ. Việc sử dụng các phần mềm kê khai BHXH điện tử và cập nhật kịp thời các văn bản pháp luật mới sẽ giúp doanh nghiệp vận hành an toàn và đúng luật.