Việc tiêu hủy hóa đơn không còn là thủ tục xa lạ với các kế toán doanh nghiệp, tuy nhiên, thực hiện sao cho đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có lại là một bài toán cần sự tỉ mỉ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình tiêu hủy hóa đơn chuẩn xác nhất hiện nay.

Tiêu hủy hóa đơn là gì? Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện?

Trước khi bắt tay vào thực hiện, doanh nghiệp cần phân biệt rõ khái niệm tiêu hủy hóa đơn đối với từng loại hình hóa đơn khác nhau. Theo quy định tại khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc tiêu hủy được hiểu như sau:

"- Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
- Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó."

Các trường hợp bắt buộc phải tiêu hủy hóa đơn

Căn cứ theo khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy trong các trường hợp:

• Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng.
• Cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp cưỡng chế nợ thuế).
• Tìm lại được hóa đơn đã mất sau khi đã thông báo với cơ quan thuế.

Quy trình tiêu hủy hóa đơn chuẩn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Đối với hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế, quy trình thực hiện được quy định chặt chẽ tại khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua 3 bước chính:

Bước 1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy

Doanh nghiệp cần liệt kê chi tiết các thông tin: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số...). Đây là căn cứ quan trọng nhất để đối chiếu dữ liệu sau này.

Bước 2: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn

Hội đồng phải bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Lưu ý: Đối với hộ và cá nhân kinh doanh, pháp luật không bắt buộc phải thành lập Hội đồng này.

Bước 3: Ký biên bản và thông báo kết quả

Các thành viên Hội đồng ký vào biên bản tiêu hủy và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót. Sau khi hoàn tất việc tiêu hủy thực tế, doanh nghiệp phải lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu số 02/HUY-HĐG) gửi đến cơ quan thuế.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn và thời hạn cần lưu ý

Một bộ hồ sơ tiêu hủy hóa đơn đầy đủ bao gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn.
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
• Biên bản tiêu hủy hóa đơn.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn.

Về thời hạn: Doanh nghiệp phải gửi Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn đến cơ quan thuế chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy. Toàn bộ hồ sơ tiêu hủy phải được lưu trữ tại doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về kế toán.

Việc nắm vững quy trình và thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi, tránh các khoản phạt hành chính không đáng có trong công tác quản lý hóa đơn, chứng từ.