Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc thuê kho bãi để lưu trữ hàng hóa là nhu cầu tất yếu của hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, một vấn đề pháp lý phát sinh khiến nhiều chủ doanh nghiệp băn khoăn là: Thuê kho chứa hàng có phải đăng ký địa điểm kinh doanh hay không? Việc không nắm rõ quy định có thể dẫn đến những rủi ro nghiêm trọng về thuế và xử phạt hành chính. Dưới đây là phân tích chi tiết dựa trên các quy định pháp luật mới nhất có hiệu lực trong năm 2021.

1. Khái niệm về trụ sở chính và địa điểm kinh doanh

Để trả lời câu hỏi này, trước hết cần làm rõ các khái niệm pháp lý về nơi hoạt động của doanh nghiệp theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020.

Cụ thể, tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về trụ sở chính như sau:

"Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)."

Trong khi đó, khái niệm về địa điểm kinh doanh được làm rõ tại khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020:

"Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể."

Bên cạnh đó, khoản 21 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 cũng giải thích rõ hoạt động kinh doanh là việc thực hiện liên tục một, một số hoặc tất cả công đoạn của quá trình từ đầu tư, sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích tìm kiếm lợi nhuận.

2. Kho chứa hàng có được coi là địa điểm kinh doanh không?

Xét về bản chất, kho chứa hàng là nơi doanh nghiệp thực hiện công đoạn lưu giữ, bảo quản hàng hóa – một mắt xích quan trọng trong quá trình kinh doanh. Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp:

"Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh."

Như vậy, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải lập địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở chính nếu mọi hoạt động đều diễn ra tại trụ sở. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp thuê một địa điểm khác (như kho hàng) để phục vụ hoạt động kinh doanh, thì địa điểm đó cần được đăng ký để đảm bảo tính hợp pháp.

3. Tại sao doanh nghiệp nên đăng ký kho hàng là địa điểm kinh doanh?

Mặc dù có những quan điểm cho rằng kho hàng chỉ là nơi chứa đồ, không phát sinh doanh thu trực tiếp, nhưng thực tế cơ quan thuế thường coi kho hàng là một đơn vị phụ thuộc. Việc đăng ký mang lại những lợi ích và sự an toàn sau:

• Tính hợp pháp của chi phí: Đây là yếu tố quan trọng nhất. Nếu doanh nghiệp thuê kho, có hợp đồng và hóa đơn đầy đủ nhưng không đăng ký địa điểm kinh doanh, cơ quan thuế có thể loại bỏ chi phí thuê kho này khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Quản lý hàng hóa: Khi có sự kiểm tra của các cơ quan chức năng (Quản lý thị trường, Công an kinh tế), việc có giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh giúp chứng minh nguồn gốc và nơi lưu giữ hàng hóa hợp pháp.
• Kê khai thuế: Sau khi thành lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần làm thủ tục thông báo với cơ quan thuế. Nếu kho hàng cùng tỉnh với trụ sở chính, doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế môn bài cho kho hàng tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty.

4. Rủi ro khi không thực hiện đăng ký

Nếu doanh nghiệp cố tình hoặc vô ý không đăng ký kho hàng là địa điểm kinh doanh, các rủi ro sau có thể xảy ra:

1. Bị xử phạt hành chính: Theo quy định về đăng ký kinh doanh, việc hoạt động tại địa điểm mà không thông báo có thể bị xử phạt tiền.
2. Rủi ro về thuế TNDN: Như đã phân tích, toàn bộ chi phí thuê kho, chi phí điện nước, nhân công tại kho sẽ không được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ nếu địa điểm đó không được đăng ký chính thức.
3. Khó khăn trong vận chuyển: Hàng hóa xuất kho từ một địa điểm không đăng ký có thể gặp khó khăn khi chứng minh với cơ quan quản lý thị trường trong quá trình lưu thông.

5. Lời khuyên cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh pháp luật về doanh nghiệp và thuế ngày càng chặt chẽ như năm 2021, lời khuyên tốt nhất cho các doanh nghiệp là: Nên đăng ký kho chứa hàng là địa điểm kinh doanh. Thủ tục này hiện nay đã được đơn giản hóa rất nhiều theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có thể thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc tuân thủ đúng quy định ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp yên tâm hoạt động mà còn tối ưu hóa được các chi phí thuế, tránh những rắc rối không đáng có trong các kỳ quyết toán thuế sau này.

Nội dung tư vấn trên đây dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm tháng 06/2021. Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ thực hiện thủ tục đăng ký, vui lòng liên hệ với đội ngũ luật sư chuyên nghiệp để được tư vấn kịp thời.