Trong bối cảnh kinh tế có nhiều biến động vào cuối năm 2022, việc tái cấu trúc bộ máy vận hành, bao gồm cả việc tạm dừng các đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, là một quyết định chiến lược của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để việc tạm ngừng này diễn ra hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về đăng ký doanh nghiệp hiện hành.

1. Căn cứ pháp lý và điều kiện tạm ngừng hoạt động chi nhánh

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Khi hoạt động kinh doanh tại chi nhánh không đạt hiệu quả hoặc doanh nghiệp có nhu cầu điều chỉnh chiến lược, việc tạm ngừng hoạt động là một quyền lợi hợp pháp.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở về việc tạm ngừng kinh doanh.

"1. Doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đã đăng ký chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo."

2. Thời hạn và quy trình thực hiện thông báo

Một trong những điểm quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý trong năm 2022 là thời hạn 03 ngày làm việc. Nếu doanh nghiệp nộp thông báo muộn hơn thời hạn này, hồ sơ có thể bị coi là không hợp lệ hoặc đối mặt với các hình thức xử phạt hành chính về chậm thông báo.

Quy trình thực hiện bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Doanh nghiệp ra quyết định về việc tạm ngừng hoạt động chi nhánh (Quyết định của Hội đồng thành viên, Chủ sở hữu hoặc Hội đồng quản trị tùy loại hình doanh nghiệp).
• Bước 2: Soạn thảo Thông báo theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
• Bước 3: Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Bước 4: Nhận Giấy xác nhận về việc chi nhánh đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

3. Mẫu Thông báo tạm ngừng hoạt động chi nhánh (Phụ lục II-19)

Mẫu thông báo này được ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Đây là mẫu văn bản bắt buộc, doanh nghiệp không được tự ý thay đổi cấu trúc cơ bản của mẫu.

4. Những lưu ý quan trọng về Thuế và Lao động

Khi tạm ngừng hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến nghĩa vụ thuế. Theo quy định, trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, chi nhánh không phải nộp hồ sơ khai thuế, trừ trường hợp tạm ngừng kinh doanh không trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính.

Về vấn đề lao động, doanh nghiệp phải có phương án giải quyết quyền lợi cho người lao động đang làm việc tại chi nhánh theo đúng quy định của Bộ luật Lao động. Việc tạm ngừng hoạt động chi nhánh không đồng nghĩa với việc chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu hoạt động trở lại trước thời hạn đã thông báo, doanh nghiệp cũng phải thực hiện thủ tục thông báo tương tự chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tiếp tục kinh doanh.

Việc thực hiện đúng thủ tục thông báo tạm ngừng hoạt động chi nhánh không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn giúp minh bạch hóa tình trạng hoạt động của đơn vị với các cơ quan quản lý nhà nước và đối tác kinh doanh.