Kể từ khi Luật Doanh nghiệp 2014 chính thức có hiệu lực, cơ chế quản lý con dấu của doanh nghiệp đã có những bước ngoặt mang tính lịch sử. Thay vì phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an như trước đây, doanh nghiệp hiện nay có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, quyền tự quyết này đi kèm với nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để công khai trên Cổng thông tin quốc gia.

Quyền tự quyết về con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2014

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Hội đồng thành viên của Công ty TNHH hai thành viên trở lên có quyền quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

"1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện các thông tin sau đây:
a) Tên doanh nghiệp;
b) Mã số doanh nghiệp.
2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp."

Hồ sơ thông báo mẫu con dấu Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Căn cứ theo Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, hồ sơ thông báo mẫu con dấu bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp: Theo mẫu quy định tại Phụ lục II-8 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục.
• Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân: Của người được ủy quyền thực hiện thủ tục.

Trình tự thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ:

1. Nộp trực tiếp: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
2. Nộp trực tuyến: Qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là phương thức được khuyến khích nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia.

Cảnh báo quan trọng: Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày mai (10/10/2018)

Một thông tin cực kỳ quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý ngay lúc này: Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 78/2015/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 10/10/2018.

Theo đó, một trong những cải cách hành chính mạnh mẽ nhất là việc bãi bỏ yêu cầu đóng dấu trong các văn bản như: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Nghị quyết, Quyết định, Biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu trong các văn bản này sẽ thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty (nếu có).

Kết luận

Thủ tục thông báo mẫu con dấu là bước bắt buộc để con dấu của doanh nghiệp có giá trị pháp lý trong các giao dịch. Với sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP, gánh nặng về thủ tục hành chính liên quan đến con dấu đang dần được gỡ bỏ, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho môi trường kinh doanh tại Việt Nam.