Trong bối cảnh cải cách hành chính mạnh mẽ năm 2018, việc quản lý con dấu đã chuyển từ cơ chế cấp phép sang cơ chế tự quyết và thông báo công khai. Đối với các chi nhánh của công ty cổ phần, việc nắm vững thủ tục thông báo mẫu con dấu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn khẳng định tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh về con dấu chi nhánh năm 2018

Tính đến thời điểm tháng 08/2018, các quy định về con dấu chi nhánh được thực hiện dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp.

Đặc biệt, theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện.

"Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp
1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện các thông tin sau đây:
a) Tên doanh nghiệp;
b) Mã số doanh nghiệp.
2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp."

Trình tự thực hiện thông báo mẫu con dấu chi nhánh

Để mẫu con dấu của chi nhánh có hiệu lực sử dụng trong các giao dịch dân sự và kinh tế, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp thông báo

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi chi nhánh đặt trụ sở.
• Nộp trực tuyến: Qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là phương thức được khuyến khích nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, cơ quan này có trách nhiệm đăng tải mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận thông báo về việc đăng tải thông tin mẫu con dấu. Lưu ý rằng cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính thẩm mỹ hay nội dung con dấu mà chỉ thực hiện chức năng đăng tải công khai thông tin theo thông báo của doanh nghiệp.

Thành phần hồ sơ chi tiết

Tùy vào mục đích thông báo (sử dụng mới, thay đổi hoặc hủy), hồ sơ sẽ bao gồm các giấy tờ tương ứng theo quy định tại Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP:

1. Đối với thông báo sử dụng mẫu con dấu mới

• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của chi nhánh (theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
• Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).

2. Đối với thông báo thay đổi hoặc bổ sung số lượng con dấu

• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của chi nhánh.
• Quyết định của Hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc thay đổi mẫu dấu của chi nhánh.

3. Đối với thông báo hủy mẫu con dấu

• Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của chi nhánh trong trường hợp giải thể hoặc thay đổi hoàn toàn mẫu dấu mới.

Những lưu ý quan trọng từ ngày 23/08/2018

Một điểm cực kỳ quan trọng cần lưu ý là vào đúng ngày 23/08/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP. Theo đó, một số thủ tục về đăng ký doanh nghiệp đã được đơn giản hóa đáng kể.

Mặc dù Nghị định 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 10/10/2018, nhưng các doanh nghiệp thực hiện thủ tục trong giai đoạn này cần cập nhật tinh thần mới: Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Điều này cho thấy xu hướng giảm bớt sự lệ thuộc vào con dấu vật lý trong các thủ tục hành chính.

Việc thực hiện đúng thủ tục thông báo mẫu con dấu chi nhánh không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tạo sự tin tưởng cho đối tác khi giao dịch. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về quy trình thực hiện, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng nhất.