Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam vào đầu năm 2020, việc sử dụng chữ ký số đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp, bao gồm cả loại hình công ty hợp danh. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan như thay đổi nhân sự quản lý, tạm ngừng kinh doanh hoặc nghi ngờ lộ khóa bí mật, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tạm dừng chứng thư số để đảm bảo an toàn pháp lý.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động chứng thực chữ ký số năm 2020

Tại thời điểm năm 2020, các hoạt động liên quan đến giao dịch điện tử và chữ ký số của doanh nghiệp được điều chỉnh chủ yếu bởi hai văn bản quy phạm pháp luật quan trọng:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về tư cách pháp nhân và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật trong công ty hợp danh.
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Các trường hợp công ty hợp danh nên tạm dừng chứng thư số

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chứng thư số sẽ bị tạm dừng trong các trường hợp sau:

1. Theo yêu cầu của thuê bao: Khi doanh nghiệp phát hiện hoặc nghi ngờ khóa bí mật bị lộ, hoặc thiết bị lưu trữ chữ ký số (USB Token) bị thất lạc.
2. Theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng: Cơ quan công an, Viện kiểm sát hoặc Tòa án có yêu cầu bằng văn bản để phục vụ công tác điều tra.
3. Theo điều kiện hợp đồng: Các trường hợp khác đã được thỏa thuận trong hợp đồng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ (CA).

Mẫu Giấy đề nghị tạm dừng chứng thư số mới nhất năm 2020

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn để công ty hợp danh gửi tới nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA...):

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------
Số: .............................	..., ngày … tháng … năm …

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM DỪNG CHỨNG THƯ SỐ

Kính gửi: (Tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số)

Căn cứ Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Công ty hợp danh ..................... đề nghị Quý đơn vị tạm dừng chứng thư số với các thông tin sau:

1. Thông tin chủ thuê bao:

• Tên doanh nghiệp: ............................................................................
• Mã số doanh nghiệp: ..................................... cấp ngày: ..................
• Địa chỉ trụ sở chính: ............................................................................
• Người đại diện theo pháp luật: ............................................................

2. Thông tin về chứng thư số đề nghị tạm dừng:

• Mã số chứng thư (Serial Number): ...................................................
• Thời hạn tạm dừng: Từ ngày .../.../... đến ngày .../.../...
• Lý do tạm dừng: .................................................................................

Doanh nghiệp cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của các thông tin nêu trên.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu VP.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Quy trình thực hiện tạm dừng chứng thư số

Để việc tạm dừng có hiệu lực ngay lập tức, người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Liên hệ hotline của nhà cung cấp dịch vụ để thông báo sơ bộ (đặc biệt trong trường hợp mất Token).

Bước 2: Hoàn thiện Giấy đề nghị theo mẫu trên, có chữ ký của thành viên hợp danh đại diện theo pháp luật và đóng dấu công ty.

Bước 3: Gửi hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện tới điểm giao dịch của nhà cung cấp dịch vụ.

Bước 4: Nhận thông báo xác nhận tạm dừng từ hệ thống của nhà cung cấp. Theo khoản 2 Điều 27 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, khi có căn cứ tạm dừng, tổ chức cung cấp dịch vụ phải thực hiện tạm dừng và thông báo ngay cho thuê bao.

Việc nắm vững thủ tục này giúp công ty hợp danh chủ động bảo vệ mình trước các rủi ro về giả mạo chữ ký trong giao dịch điện tử, đặc biệt là trong các báo cáo thuế và bảo hiểm xã hội trực tuyến.