Việc mua bán, chuyển nhượng xe ô tô cũ từ các tổ chức, doanh nghiệp sang cá nhân là một giao dịch phổ biến. Tuy nhiên, khác với việc mua bán giữa hai cá nhân, thủ tục sang tên xe từ công ty sang cá nhân đòi hỏi những chứng từ pháp lý đặc thù, đặc biệt là hóa đơn giá trị gia tăng và các quyết định thanh lý tài sản. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình này theo quy định tại Thông tư 15/2014/TT-BCA và các văn bản liên quan tính đến thời điểm tháng 05/2020.

1. Các loại giấy tờ cần chuẩn bị từ phía công ty (Bên bán)

Để cá nhân có thể làm thủ tục đăng ký sang tên, phía công ty cần cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ pháp lý chứng minh quyền sở hữu và việc chuyển nhượng hợp pháp. Cụ thể bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Đây là chứng từ quan trọng nhất. Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 15/2014/TT-BCA, xe của doanh nghiệp phải có hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính.
• Quyết định thanh lý xe: Văn bản do Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc ký duyệt về việc bán tài sản của công ty.
• Hợp đồng mua bán xe: Được ký kết giữa đại diện pháp luật của công ty và cá nhân mua xe, có đóng dấu giáp lai của công ty.
• Giấy giải chấp (nếu có): Trong trường hợp xe đang được thế chấp tại ngân hàng để vay vốn.
• Giấy giới thiệu: Cho người trực tiếp đi làm thủ tục (nếu công ty cử người đi rút hồ sơ gốc).

2. Quy trình sang tên xe trong cùng tỉnh, thành phố

Nếu bên mua và bên bán có cùng hộ khẩu thường trú hoặc trụ sở tại cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, thủ tục sẽ đơn giản hơn do không phải rút hồ sơ gốc.

Bước 1: Kê khai và nộp lệ phí trước bạ

Người mua mang hóa đơn VAT và hợp đồng mua bán đến Chi cục Thuế nơi mình cư trú để kê khai lệ phí trước bạ. Theo Nghị định 20/2019/NĐ-CP, mức thu lệ phí trước bạ đối với ô tô cũ là 2% trên giá trị xe tại thời điểm hiện tại (được tính theo tỷ lệ khấu hao dựa trên năm sản xuất).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký sang tên tại cơ quan Công an

Sau khi có biên lai nộp thuế, người mua chuẩn bị hồ sơ nộp tại Phòng Cảnh sát giao thông Công an cấp tỉnh. Hồ sơ bao gồm:

• Giấy khai đăng ký xe (theo mẫu);
• Giấy chứng nhận đăng ký xe cũ;
• Chứng từ lệ phí trước bạ;
• Hóa đơn VAT và Quyết định bán xe của công ty;
• Chứng minh nhân dân và Sổ hộ khẩu của người mua để đối chiếu.

3. Quy trình sang tên, di chuyển xe đi tỉnh khác

Trường hợp này phức tạp hơn vì phải thực hiện qua hai giai đoạn: Rút hồ sơ gốc tại nơi cũ và Đăng ký mới tại nơi cư trú của người mua.

Giai đoạn 1: Rút hồ sơ gốc (Tại nơi công ty đặt trụ sở)

Công ty hoặc người mua (được ủy quyền) nộp hồ sơ tại Phòng Cảnh sát giao thông nơi xe đang đăng ký. Hồ sơ gồm:

• 02 Giấy khai sang tên di chuyển xe;
• Giấy chứng nhận đăng ký xe và biển số xe (phải nộp lại biển số);
• Hóa đơn VAT và hợp đồng mua bán.

Cơ quan Công an sẽ trả lại hồ sơ gốc (niêm phong) và cấp Giấy chứng nhận đăng ký xe tạm thời để di chuyển.

Giai đoạn 2: Đăng ký xe tại nơi người mua cư trú

Người mua thực hiện nộp lệ phí trước bạ tại địa phương mình, sau đó nộp hồ sơ đăng ký xe tại Phòng Cảnh sát giao thông cấp tỉnh nơi mình có hộ khẩu. Tại đây, người mua sẽ được bấm biển số mới và nhận giấy hẹn lấy đăng ký xe.

4. Các khoản chi phí cần lưu ý

Khi thực hiện sang tên xe ô tô từ công ty sang cá nhân vào năm 2020, bạn cần dự toán các khoản phí sau:

1. Lệ phí trước bạ: 2% x (Giá trị xe mới x % chất lượng còn lại).
2. Lệ phí cấp đổi đăng ký và biển số: Thực hiện theo Thông tư 229/2016/TT-BTC. Nếu chỉ đổi đăng ký mà không đổi biển (cùng tỉnh), lệ phí thường là 150.000 đồng. Nếu đổi biển từ tỉnh này sang tỉnh khác, mức phí có thể lên tới 20.000.000 đồng (tại Hà Nội và TP.HCM).

Trích dẫn Điều 12 Thông tư 15/2014/TT-BCA: "Tổ chức, cá nhân mua, được điều chuyển, cho, tặng xe trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đến cơ quan đăng ký xe ghi trong giấy chứng nhận đăng ký xe để làm thủ tục sang tên xe."

Việc nắm rõ các quy định pháp luật và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình sang tên xe ô tô từ công ty sang cá nhân diễn ra thuận lợi, tránh các rắc rối pháp lý về sau. Người mua nên kiểm tra kỹ tính hợp lệ của hóa đơn VAT và các quyết định nội bộ của doanh nghiệp trước khi xuống tiền mua xe.