Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan như thay đổi tên gọi, thay đổi hình thức con dấu hoặc con dấu bị hư hỏng, các Công ty hợp danh cần thực hiện thủ tục hủy mẫu con dấu cũ để đảm bảo tính pháp lý. Theo bối cảnh pháp lý năm 2018, việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp được điều chỉnh bởi các quy định thông thoáng hơn nhưng vẫn đòi hỏi sự chính xác trong hồ sơ thông báo.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc hủy mẫu con dấu năm 2018

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động liên quan đến con dấu của doanh nghiệp nói chung và Công ty hợp danh nói riêng được thực hiện dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, trước khi sử dụng hoặc khi có thay đổi (bao gồm cả việc hủy mẫu dấu), doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Quy trình thực hiện hủy mẫu con dấu

Để thực hiện hủy mẫu con dấu cũ, Hội đồng thành viên của Công ty hợp danh cần họp và ra quyết định về việc thay đổi hoặc hủy mẫu dấu. Sau đó, người đại diện theo pháp luật của công ty tiến hành nộp Thông báo về việc hủy mẫu con dấu đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Các bước thực hiện cụ thể:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Soạn thảo Thông báo theo mẫu quy định (tham khảo mẫu bên dưới).
2. Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp qua mạng điện tử.
3. Công bố thông tin: Sau khi tiếp nhận thông báo, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận và thực hiện đăng tải mẫu dấu/thông báo hủy mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia.

Mẫu Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của Công ty hợp danh

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến trong các giao dịch hành chính năm 2018:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: .......................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu không có mã số thuế): .....................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ................................................................................

Thông báo về việc hủy mẫu con dấu như sau:

1. Hình thức mẫu con dấu:

Mẫu con dấu (Đóng dấu trực tiếp vào đây)

Ghi chú

2. Thời điểm hết hiệu lực của mẫu con dấu: từ ngày .... tháng ... năm ...

Đề nghị Quý Phòng công bố việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký và ghi rõ họ tên)

Lưu ý quan trọng khi hủy mẫu dấu

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc hủy mẫu dấu cũ phải đi kèm với việc thông báo mẫu dấu mới (nếu có) để tránh gián đoạn trong các giao dịch ký kết hợp đồng và làm việc với ngân hàng. Theo Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc không thực hiện đúng thủ tục thông báo mẫu dấu có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý khi các văn bản, hợp đồng của doanh nghiệp bị đối tác nghi ngờ về tính xác thực. Do đó, sự cẩn trọng trong bước hủy và thay đổi mẫu dấu là vô cùng cần thiết đối với các thành viên hợp danh của công ty.