Việc mở rộng quy mô kinh doanh thông qua thành lập chi nhánh là bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự ra đời của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, các quy định về thủ tục đã có nhiều thay đổi quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện và chi tiết nhất về quy trình này.

1. Bản chất pháp lý của chi nhánh công ty cổ phần

Trước khi bắt tay vào thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần hiểu rõ chi nhánh là gì và nó khác biệt thế nào với các đơn vị phụ thuộc khác. Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020:

"Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp."

Đặc biệt, theo Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015, chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập. Mọi hoạt động của chi nhánh đều nhân danh công ty mẹ và công ty mẹ phải chịu trách nhiệm cuối cùng về các nghĩa vụ phát sinh từ chi nhánh.

2. Những điều kiện tiên quyết khi thành lập chi nhánh

2.1. Quy tắc đặt tên chi nhánh

Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Cấu trúc bắt buộc bao gồm: Chi nhánh + Tên doanh nghiệp + Tên riêng (nếu có). Doanh nghiệp cần lưu ý tránh đặt tên gây nhầm lẫn hoặc vi phạm thuần phong mỹ tục.

2.2. Ngành nghề kinh doanh

Chi nhánh chỉ được phép hoạt động trong phạm vi các ngành nghề mà công ty mẹ đã đăng ký. Nếu muốn chi nhánh kinh doanh ngành nghề mới, công ty mẹ phải thực hiện thủ tục bổ sung ngành nghề kinh doanh trước khi đăng ký hoạt động chi nhánh.

2.3. Địa điểm đặt trụ sở chi nhánh

Căn cứ khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014, doanh nghiệp tuyệt đối không được đặt trụ sở chi nhánh tại căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở hoặc nhà tập thể. Địa điểm phải có địa chỉ xác thực, thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp.

3. Thành phần hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh

Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

• Thông báo thành lập chi nhánh: Do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị: Về việc thành lập chi nhánh công ty cổ phần.
• Bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị: Ghi rõ nội dung thành lập chi nhánh.
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh: Kèm theo bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người này.
• Văn bản ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.

4. Quy trình thực hiện và cách thức nộp hồ sơ

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức sau để nộp hồ sơ:

1. Nộp trực tiếp: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt chi nhánh.
2. Nộp qua dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ đến địa chỉ của cơ quan đăng ký kinh doanh.
3. Nộp trực tuyến (Khuyến khích): Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là phương thức nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất.

Thời hạn giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

5. Lệ phí và các khoản phí liên quan

Căn cứ Thông tư 47/2019/TT-BTC, mức phí được quy định như sau:

• Lệ phí đăng ký hoạt động chi nhánh: 50.000 đồng/lần (Miễn lệ phí nếu nộp hồ sơ qua mạng điện tử).
• Phí công bố nội dung đăng ký: 100.000 đồng/lần.

6. Những việc cần làm ngay sau khi có giấy phép chi nhánh

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, doanh nghiệp không nên chủ quan mà cần thực hiện ngay các công việc sau:

• Khắc dấu chi nhánh: Tùy theo nhu cầu, chi nhánh có thể có con dấu riêng.
• Treo biển hiệu: Tại trụ sở chi nhánh theo đúng tên đã đăng ký.
• Mở tài khoản ngân hàng: Nếu chi nhánh hạch toán độc lập.
• Kê khai thuế: Thực hiện nộp tờ khai lệ phí môn bài và các loại thuế liên quan theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.

Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trên đây sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh công ty cổ phần một cách thuận lợi và hiệu quả nhất.